في جميع قطاعات الأعمال التجارية التي تتولى عملية تشغيل وإدارة أساطيل من المركبات، تعد الحوادث السبب الرئيسي الذي يجعل الشركات على مستوى العالم تخسر مليارات الدولارات في كل عام. وجدت العديد من الدراسات الإحصائية أن الخطأ البشري هو السبب المؤكد لـ %70 من الحوادث، والسبب المحتمل لـ %93 منها. لذلك، إن في صميم نظام إدارة الرحلات هو الأخذ بعين الاعتبار ذلك الدور البشري إلى جانب الاعتبارات الأخرى في البيئة الديناميكية لعمليات الأسطول، لتطوير خطط رحلات محكمة التصميم تحقق الهدف الرئيسي المتمثل في حماية الشركة من المخاطر والمسؤوليات القانونية.

ما هي إدارة الرحلات؟

إدارة الرحلات هي مجموعة الإجراءات المنهجية وعمليات التخطيط التي تهدف إلى تقليل المخاطر إلى الحد الأدنى عبر جميع عمليات النقل التي يقوم بها أسطول الشركة، لضمان السلامة في بيئة العمل وتجنب التكاليف غير الضرورية الناجمة عن الاصطدامات والحوادث.

الأهداف الرئيسية العامة لأي خطط توضع لإدارة الرحلات:

• تجنب الرحلات غير الضرورية.
• تقليل المسافات المقطوعة.
• تقليل المخاطر في الرحلات الضرورية.

يساعدك نظام إدارة الرحلات في سيفي على التركيز على العوامل الرئيسية الأربعة التي تؤثر على عملياتك التشغيلية:

• السائقون
• المركبات
• أحوال الطرقات
• البيئة والظروف الجوية.

من أجل تجنب جميع أنواع المخاطر، مثل:

• قلة خبرة بعض السائقين.
• إرهاق السائق وتشتته.
• سلوكيات القيادة المتهورة.
• ظروف الطريق المزرية.
• مواقع البناء والطرقات المغلقة.
• الطرق الخطرة.
• المركبات المعطلة.
• الأصول غير الآمنة.
• جداول الصيانة المتضاربة.
• سوء الأحوال الجوية.
• الظروف الخطرة لحركة المرور.
• فشل الاتصال.

أنواع الأنشطة التي يتضمنها نظام إدارة الرحلات في سيفي

النظام الحديث لإدارة الرحلات عبر منصة سيفي هو نظام قائم على السحابة يتضمن أنشطة عبر الوب مصممة خصيصاً للتخلص من العبء الورقي لترتيبات السفر بجداول البيانات والنماذج التقليدية التي لا تساعد حقاً الإدارة في معرفة ما يحدث بالضبط على أرض الواقع. بينما يساهم نظام سيفي لإدارة الرحلات بشكل فعال في مسألة تبسيط معالجة المهام الإدارية ويضمن إجراءات السلامة عبر الهيكل الهرمي الكامل لأعمال الشركة.

تشمل أنشطة إدارة الرحلات عبر منصة سيفي ما يلي:

• تسجيل الرحلة. سبب الرحلة، موقع البداية، نقاط المسار، الوجهات المختلفة، فترات الصلاحية والقيود على السرعة والاتصالات.
• اختيار مدة الرحلة. تحديد المجال الزمني الموافق لطبيعة كل رحلة.
• سجلات المركبات. تفاصيل حول المركبة، العلامة التجارية لمصنّعها، طرازها، رقم التسجيل، سعتها ورقم اللوحة، … إلخ.
• إنذارات فورية. يتم إرسال الإخطارات والتنبيهات اللحظية إلى السائق أثناء رحلته مع تحديثات في الزمن الحقيقي إلى المكتب الخلفي.
• سجل المراجعة. لجميع بيانات الرحلات والاتصالات المخزّنة.
• الموافقة/الرفض الأوتوماتيكي للرحلة. اعتماداً على نتائج عملية تقييم المخاطر.
• إعداد التقارير المجدولة. إنشاء تقارير يومية وأسبوعية وشهرية.

• تقييم المخاطر. يتم إنجازه قبل بدء كل رحلة ويشمل:

  • تقييم جاهزية السائق.
  • تحليل الإرهاق والتشتت.
  • ظروف الطقس وحالة الطرقات.
  • حالة الأصول وجاهزية المركبات.

أهم الأسباب التي تجعل الشركات تفضّل استخدام نظام سيفي لإدارة الرحلات

• رحلات أكثر أماناً وعمليات تشغيلية أكثر فاعلية. تجنب المخاطر المتعلقة بالحوادث وتخلص من حالات التأخير في التسليم، من خلال أتمتة عمليات الأمثَلَة الخاصة بإيجاد وتصنيف أفضل الطرقات مع الحد الأدنى من الازدحام المروري وذلك حتى قبل أن تبدء الرحلة. يمكنك أيضاً ضبط وتحديد أنسب المسارات بشكل مسبق للرحلات ذات التوقفات المتعددة.
• التزام أفضل بالمهمات المقررة. إن التخطيط المرقمن بالكامل للرحلات قبل أن تبدأ حتى، يمنح مشغلي الأسطول القدرة على اختيار المسارات الأكثر أماناً وفاعلية والتي تضمن إكمال الرحلات بنجاح في الوقت المحدد وتعزز قدرة الشركة على الالتزام بالمواعيد المحددة.
• الامتثال للقوانين واللوائح التنظيمية. يشمل تخطيط إدارة الرحلات عمليات التفتيش والفحص الدقيق قبل بدء الرحلة للتأكد من أن السائق بجاهزية تامة وسيستخدم المركبة المناسبة للرحلة، وأن المركبة في حالة جيدة وتلتزم باللوائح الحكومية ومعايير السلامة.
• استعداد أفضل لحالات الطوارئ. توفر خطط الرحلات المصممة بشكل جيد جميع الإرشادات اللازمة للسائقين في الحالات الطارئة أو عند وقوع أي حادث. إلى جانب إرشادات السلامة العامة وقوائم المهام المحددة، يمكن أن تتضمن خطط إدارة الرحلة بروتوكولات وتعليمات خاصة بالشركة تضمن قنوات اتصال أفضل مع مدير الأسطول في المكتب الخلفي.
• توحيد ومعايرة العمليات التشغيلية وتحقيق مساءلة أكثر دقة. يساعد وجود خطط رسمية لإدارة الرحلات، وتتضمينها التعليمات والإرشادات اللازمة، على توحيد الإجراءات التشغيلية للأسطول وتعزيز مساءلة الموظفين عبر شركتك بأكملها.