ما هو سجل المخالفات المرورية للأسطول؟
يوثّق سجل المخالفات المرورية كل مخالفة تصدر على مركباتك ويتابعها حتى تُسدَّد أو تُلغى. وتصدر المخالفات عادة على المركبة لا على السائق، لذا فمهمة السجل الأولى ربط كل مخالفة بمن كان يقود وقتها، والثانية منع بقاء المخالفات دون سداد حتى تزيد قيمتها، والثالثة كشف السائقين والمخالفات المتكررة.
ويؤدي نموذج سجل المخالفات المرورية بصيغة Excel المهام الثلاث عبر سجل للمخالفات، وورقة لتكليفات المركبات، وملخص شهري حسب السائق ونوع المخالفة، ونموذج لإقرار السائق.
كيف تستخدم سجل المخالفات المرورية؟
- سجّل التكليفات: أي سائق استلم أي مركبة ومن أي تاريخ، واترك تاريخ النهاية فارغاً ما دام التكليف قائماً.
- أدخل كل مخالفة عند وصولها: الرقم والتاريخ والوقت والمركبة والموقع ونوع المخالفة والمبلغ، ويظهر السائق تلقائياً من التكليفات.
- تحقق مع السائق باستخدام نموذج الإقرار، واكتب الاسم في "السائق المؤكد" إذا كان شخص آخر يقود المركبة.
- سجّل السداد، أو الاعتراض ونتيجته.
- راجع الملخص الشهري وتحدث مع السائقين الذين تتكرر مخالفاتهم.
كيف يحدد السجل السائق وقت المخالفة؟
يبحث السجل لكل مخالفة عن صف تكليف للمركبة نفسها يقع تاريخ المخالفة فيه بين "من" و"إلى"، أو بعد "من" إذا كان "إلى" فارغاً. وإذا لم يجد صفاً مطابقاً عرض "لا يوجد تكليف" لتظهر الثغرة.
في المثال كانت VAN-02 مع عمر صالح حتى 30 سبتمبر ومع محمد إدريس من 1 أكتوبر، فتُنسب مخالفة الوقوف في 28 سبتمبر إلى عمر صالح، ومخالفة قطع الإشارة في 3 أكتوبر إلى محمد إدريس.
حالة المخالفة وعدد الأيام دون سداد
تفرض جهات كثيرة غرامات على تأخر السداد، لذا ابدأ بالمخالفات المتأخرة.
المراجعة الشهرية للمخالفات حسب السائق والنوع
يحصي الملخص عدد المخالفات ومبالغها في الشهر الذي تختاره حسب السائق ونوع المخالفة، مع إجمالي السنة بجانبها. فالسائق الذي تتكرر مخالفات السرعة لديه يحتاج حديثاً مختلفاً عن فرع تتكرر فيه مخالفات الوقوف لقلة أماكن التحميل. استخدم المراجعة لتوجيه السائقين ومعالجة المسارات أو الجداول التي تسبب المخالفات المتكررة.
تحميل المخالفات على السائقين
تحميل المخالفة على السائق تحكمه أنظمة بلدك وعقد العمل. في السجل عمود "تحميلها على السائق؟" وفي نموذج الإقرار سطر للمبلغ المتفق عليه، لكن راجع سياستك والأنظمة المحلية أولاً.
حدود سجل المخالفات في Excel
دقة تحديد السائق من دقة التكليفات. فإذا تشارك السائقون المركبات أو تبادلوها خلال المناوبة دون تسجيل، سيظهر في السجل اسم شخص آخر، ولهذا يُطلب من السائق التأكيد. ولا يجلب القالب المخالفات من الجهات المختصة.