نماذج إدارة الأسطول هنا مجانية: استمارات وسجلات وقوائم فحص لفرق الأسطول والصيانة والتشغيل. يخدم كل نموذج مهمة أسبوعية محددة، بأعمدة واضحة ومعادلات جاهزة، وبنسختين عربية وإنجليزية.
| التاريخ | المركبة | العداد كم | اللترات | سعر اللتر | التكلفة | لتر/100 كم |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02 أكتوبر | TRK-07 | 48,210 | 182 | 2.00 | 364.00 | – |
| 05 أكتوبر | TRK-07 | 48,830 | 187 | 2.00 | 374.00 | 30.2 |
| 08 أكتوبر | TRK-07 | 49,420 | 176 | 2.00 | 352.00 | 29.8 |
| 11 أكتوبر | TRK-07 | 49,880 | 189 | 2.08 | 393.12 | 41.1راجِع |
| 14 أكتوبر | TRK-07 | 50,500 | 184 | 2.08 | 382.72 | 29.7 |
سجّل كل تعبئة لكل مركبة، ويحسب الملف اللترات والتكلفة والاستهلاك الشهري لكل مركبة. ويُبرز القيود التي تحتاج إلى مراجعة: قراءة عداد ناقصة، أو لترات تتجاوز سعة الخزان، أو قفزة مفاجئة في الاستهلاك.
احصل على النموذج100 نموذجاً مجانياً، يختص كل منها بمهمة واحدة ويضم الأوراق المرتبطة بها، بالعربية والإنجليزية.
ما الذي تريد إنجازه؟ اختر هدفك لنقترح عليك الأدوات والنماذج المناسبة
سجّل كل تعبئة بقراءة العداد واللترات والسعر، واحصل على الاستهلاك (لتر/100 كم) لكل مركبة وقائمة بالقيود التي تحتاج إلى مراجعة.
افتح النموذجخطّط ميزانية السنة حسب مجموعة المركبات ونوع التكلفة وبالعملة التي تختارها، ثم قارن الميزانية بالفعلي كل شهر.
افتح النموذجحدد فترات الخدمة بالكيلومتر أو التاريخ لكل مركبة، واعرف ما هو متأخر أو مستحق قريباً أو سليم.
افتح النموذجقائمة فحص حول المركبة حسب نوعها، تسجّل فيها الأعطال والصور والتوقيع، وتتابع كل عطل حتى إغلاقه.
افتح النموذجتابع كل حادث من البلاغ الأول إلى شركة التأمين والإصلاح والعودة للخدمة، مع الدروس المستفادة.
افتح النموذجنموذج سياسة إدارة الأسطول بصيغة Word: بنود جاهزة لاستخدام المركبات وبطاقات الوقود والحوادث والسائقين.
افتح النموذججدول إكسل مجاني لإدارة الأسطول: سجل واحد للمركبات باللوحة ورقم الهيكل والموقع والسائق والتجديدات، مع الصيانة وتكاليف الشهر.
افتح النموذجعرّف كل مؤشر مرة واحدة، وتابع اتجاهه، وحدد لكل استثناء مسؤولاً وإجراءً.
افتح النموذجسجّل كل رحلة بقراءتي العداد، واكتشف الفجوات في القراءات، وقارن الخطة بالفعلي، وقِس وفر المسارات ومستوى الخدمة للعملاء.
افتح النموذجقارن كل قراءة بالنطاق الحراري للشحنة، واحسب دقائق الخروج عنه، وسجّل كل انحراف مع سببه والإجراء المتخذ وقرار الجودة.
افتح النموذجاربط كل مخالفة مرورية بالمركبة والسائق وقت وقوعها، وتابع السداد والاعتراض والمخالفات المتكررة.
افتح النموذجاعرف هامش كل شحنة ومسار بعد احتساب الوقود ورسوم الطرق ووقت السائق وكيلومترات العودة الفارغة.
افتح النموذجسجّل قراءات الشاحنة والمقطورة والمحاور مقارنةً بالحدود التي تعتمدها منشأتك قبل انطلاق الرحلة.
افتح النموذججهّز بيانات المركبات والسائقين والأجهزة والمواقع في أوراق Excel تكشف النواقص والتكرار قبل الانتقال إلى نظام جديد.
افتح النموذجاجمع المستندات والمركبات والتأمين وشروط الخدمة من الناقل الفرعي في خطوة واحدة.
افتح النموذجاكتب متطلبات يستطيع الموردون الإجابة عنها بوضوح، ثم قيّمهم بما يثبتونه لا بالعروض التوضيحية.
افتح النموذجما الذي تتعلمه وتصلحه وتحسّنه في أشهرك الثلاثة الأولى، مع مؤشرات خط الأساس وخريطة أصحاب المصلحة.
افتح النموذج26 وصفاً وظيفياً قابلاً للتعديل لفريق الأسطول، من مدير الأسطول ومنسق الحركة إلى وظائف الامتثال والتليماتكس والنقل المبرد.
افتح النموذجرتّب بيانات المنشأة والمركبات والسائقين والرسائل حسب نشاط النقل قبل الربط مع منصة وصل.
افتح النموذججهّز مستندات الناقل والمركبات والحاويات والعقد التي تطلبها خدمة نقل النفايات البلدية.
افتح النموذججهّز بيانات الناقل والأسطول والسائقين لمنصة نقل البضائع في أبوظبي، مع روابط رسمية مؤرخة.
افتح النموذجتابع رخص القيادة وبطاقات السائق المهنية والإقامات والفحوص الطبية، واعرف ما ينتهي خلال 30 و60 و90 يوماً.
افتح النموذجسجّل بداية القيادة ونهايتها والاستراحات لكل سائق، ويُبرز السجل تلقائياً الأيام التي تتجاوز الحدود.
افتح النموذجافحص الحافلة والسائق قبل كل رحلة مدرسية: التجهيزات والكاميرات وجهاز التتبع وأهلية السائق.
افتح النموذججهّز المكيفات ونظام التبريد والإطارات والبطاريات قبل موسم الحر، وخطّط لمياه الشرب وفترات الراحة للسائقين.
افتح النموذجوثّق كل إصلاح: العطل، والقطع، وساعات العمل، والتكلفة، ومن اعتمد العمل.
افتح النموذجرتّب السائقين حسب السرعة الزائدة والفرملة القاسية والخمول، واعرف من يحتاج إلى تدريب.
افتح النموذجحدّد ما يفعله السائق وغرفة التشغيل عند تعطل المركبة: تأمين الموقع، والإصلاح أو السحب، واعتماد التكلفة، وحماية الشحنة.
افتح النموذجأهّل كل سائق جديد بقائمة مؤرخة، وتابع صلاحية الرخصة وبطاقة السائق المهني والفحص الطبي والإقامة والتدريب ونسبة التوطين.
افتح النموذججهّز الحافلات والسائقين وخطة الطوارئ قبل موسم الحج أو العمرة، ثم سجّل الرحلات والتأخير والحوادث يوماً بيوم.
افتح النموذجافحص الرافعات والحفارات واللوادر والرافعات الشوكية والخلاطات قبل كل وردية، واعرف متى تُوقف المعدة عن الخدمة.
افتح النموذجسجّل قطع الغيار وكل استلام وصرف على أوامر العمل، واعرف الرصيد وقيمة المخزون ومتى تعيد الطلب وتكلفة القطع لكل مركبة.
افتح النموذجسجّل كل إطار برقمه ورمز DOT، وتابع النقشة والضغط والتدوير، واعرف التكلفة لكل 1,000 كم والإطارات التي تحتاج إلى تغيير.
افتح النموذجنموذج يعبئه السائق في موقع الحادث: الأطراف والإصابات ورقم تقرير نجم أو الشرطة والصور والكروكي والشهود، ثم مراجعة المشرف ومتابعة مطالبة التأمين.
افتح النموذجسلّم مركبة الشركة للسائق واستلمها منه بالعداد والوقود والأضرار والملحقات وإقرار العهدة، وتابع في سجل Excel من يحمل كل مركبة.
افتح النموذجخطة لكل رحلة طويلة أو صحراوية أو ليلية: المسار والاستراحات والاتصال الدوري وإقرار السائق وتقييم المخاطر، مع سجل يتابع الاتصالات ويُبرز الرحلة المتأخرة.
افتح النموذجبلاغ من صفحة واحدة يكتب فيه السائق ما كاد يقع، وسجل Excel يتابع المراجعة والإجراء التصحيحي ويعدّ البلاغات حسب الفئة والموقع.
افتح النموذجافحص تركيب أجهزة التتبع مركبةً مركبة، ولا توقّع إلا حين تعرض المنصة ما وعد به العقد.
افتح النموذجسجّل تنظيف حجرة البضائع وتعقيمها، وتحقق من التبريد قبل التحميل، وقارن حرارة كل تسليم بنطاق المنتج.
افتح النموذجسجل شهري للوقود والكيلومترات يحسب انبعاثات CO₂ للأسطول بالطن ولكل كم ولكل مركبة، ويقارنها بسنة الأساس وبهدف الخفض.
افتح النموذجكشف يومي لكل حافلة يمتلئ من سجل الطلاب، يسجّل فيه المرافق الصعود والنزول والتسليم، وينتهي بتوقيع تفقد الحافلة فارغة.
افتح النموذجتابع الدورات المطلوبة لكل سائق ومواعيد تجديدها، واعرف من انتهت دورته ومن تستحق دورته خلال 30 يوماً.
افتح النموذج30 سؤالاً تطرحها على مزود خدمة التتبع قبل التوقيع، مع إجابات ثلاثة مزودين ودرجة لكل منهم.
افتح النموذجنموذج تحقيق يبني الخط الزمني من بيانات التتبع والكاميرا ويحدد السبب الجذري، وسجل إكسل يتابع الإجراءات التصحيحية حتى التحقق من أثرها.
افتح النموذج12 حديث سلامة من صفحة واحدة يقرؤها المشرف على السائقين قبل الوردية، وسجل إكسل يتابع حضور كل سائق ومتى يحين موعد إعادة كل حديث.
افتح النموذجخطة عمل من الانطلاق إلى التقرير الشهري الأول: البيانات والتركيب والإعداد والربط مع الجهات والتدريب، بمسؤول وموعد لكل مهمة.
افتح النموذج12 شريحة تطلب بها اعتماد نظام التتبع: تكاليف السنة الماضية، والوفر المتوقع، وتكلفة النظام، وفترة الاسترداد، والقرار المطلوب.
افتح النموذجسجل يومي لرحلات صهاريج المياه والصرف الصحي: من أين عبّأ كل صهريج وأين فرّغ، مع مطابقة كل رحلة ببيانات التتبع.
افتح النموذجخطة للسيول والعواصف الرملية والحرارة الشديدة: حدود تضعها شركتك لتأجيل الرحلات أو إيقافها، وصاحب القرار، وتبليغ السائقين ومتابعتهم، ومراجعة الحالة.
افتح النموذجطلب لاستخدام مركبة الشركة بعد الدوام أو في العطلة أو لغرض شخصي، بإقرار وموافقات، وتصريح خروج يسجّل وقت البوابة والعداد، وسجل يحسب المسافة والتأخر.
افتح النموذجأخبر السائقين بما يسجّله جهاز التتبع والكاميرات، ولماذا، ومن يطّلع عليه، ومدة حفظه، مع إقرار يوقّعه كل سائق.
افتح النموذج14 شريحة لاجتماع الأسطول الشهري: 7 مؤشرات مقابل الهدف، ومخططات اتجاه، والمشكلات، والإجراءات ومسؤولوها، والقرارات المطلوبة.
افتح النموذج14 شريحة لإحاطة السلامة للسائقين في 45 دقيقة: القواعد، والفحص قبل الرحلة، والقيادة، والتتبع، وما بعد الحادث، وأسئلة وكشف حضور.
افتح النموذجاجتماع واحد قبل التركيب: ما يسجّله النظام، وما يتغير للسائقين والموزعين والورشة، والتدريب، والخصوصية، وبمن يتواصل الموظفون.
افتح النموذج13 شريحة تعرض بها ميزانية الأسطول على المالية: ما صرفتم مقابل الخطة، وتكلفة الكيلومتر، والاستبدال، والتوفير، والمبلغ المطلوب.
افتح النموذجالخطة السنوية التي تعرضها على الإدارة: الأهداف ومستهدفات المؤشرات والاستبدال والميزانية والمخاطر والإجراءات بمسؤوليها، تتابعها طوال السنة في إكسل.
افتح النموذجخطة مكتوبة لحدود القيادة والراحة وقواعد الورديات وفحص الجاهزية قبل الوردية والاستجابة لأحداث الإرهاق، مع ملف إكسل يفحص الجدول قبل نشره.
افتح النموذجكشف يومي لساعات المعدات يقارن تقرير الموقع بالعداد وجهاز التتبع، ويحسب الساعات القابلة للفوترة، ويطابق فاتورة المؤجر في نهاية الشهر.
افتح النموذجتقرير شهري يحسب استغلال كل مركبة من بيانات يومية، ويصنفها إلى منخفض وطبيعي ومرتفع، ويقارن المجموعات، ويحفظ قرارات حجم الأسطول.
افتح النموذجصنّف كل سائق أحمر أو كهرماني أو أخضر من مخالفات IVMS، وأغلق كل مخالفة في موعدها، وأرسل تقرير العميل الشهري، مع إجراء IVMS مكتوب.
افتح النموذجدقّق الأسطول من السجلات: 71 بنداً في 12 مجالاً، ونسبة ولون لكل مجال، وخطة إجراءات لكل ملاحظة.
افتح النموذجسجل لمخاطر الطرق في الشركة بالخطر المتبقي ومخاطر السائقين والمسارات ومؤشرات شهرية، مع برنامج سلامة مرورية للاعتماد.
افتح النموذجدورة قيادة وقائية في 16 شريحة، واختبار عملي بالتعليق من 12 قسماً، وسجل يحسب النتيجة وموعد الإعادة ويقارن درجة RAG قبل التدريب وبعده.
افتح النموذجسجل التكاليف الفعلية لكل مركبة مع قراءات العداد: التكلفة لكل كم شهرياً، والمركبات الأعلى من متوسط فئتها، والتكلفة طوال العمر، ولوحة بمخططات.
افتح النموذجقائمة فحص لكل رحلة صهريج وقود أو مواد خطرة ببنود إيقاف، وسجل يطابق الكميات والأختام وينبّه إلى بطاقات السائقين وفحوص الصهاريج المنتهية.
افتح النموذجسجّل وثائق النقل الإلكترونية التي تصدرها من منصة الهيئة، وطابقها مع رحلات نظام التتبع لتعرف أي رحلة تحركت دون وثيقة.
افتح النموذجسجل لكل مقطورة بوثائقها، وسجل ربط وفك يبيّن الرأس الذي يجرها، وقائمة فحص مطبوعة من 14 بنداً، وسجل أعطال.
افتح النموذجسجّل استلام الديزل وصرفه من خزانات المواقع والصهاريج المتنقلة، وطابق القياس اليومي، واحسب لتر/ساعة لكل معدة.
افتح النموذججهّز تجديد تأمين الأسطول قبل 90 يوماً: جدول المركبات وسجل المطالبات ونسبة الخسارة ومقارنة العروض، وعرض مخاطر للمؤمّن.
افتح النموذجخطوات فريق الأسطول في 15 إجراءً: من يفعل ماذا ومتى وبأي نموذج، من شراء المركبة إلى المراجعة الشهرية وحفظ السجلات.
افتح النموذجسجل سيارات التأجير وعقودها من التسليم إلى الإعادة: الكيلومترات الزائدة والوقود والأضرار، واستغلال كل سيارة، والمخالفات مطابقة مع المستأجر.
افتح النموذجكشف تطبعه لكل جولة، ومطابقة يومية للدفع عند الاستلام: المستحق مقابل المسلَّم للصندوق والمودَع، مع أسباب التوصيل المتعثر.
افتح النموذجنموذج مالي لثلاث سنوات لتأسيس شركة نقل بضائع في السعودية: النقد الشهري والأرباح ونقطة التعادل، مع شروط الترخيص بمصادرها ومخطط خطة عمل في وورد.
افتح النموذجدراسة توزيع الحرارة داخل المركبة المبردة بحتى 16 مسجلاً، واختبارات الصيف والشتاء وانقطاع التبريد، وحالة التأهيل ومعايرة المسجلات وموعد إعادة الدراسة.
افتح النموذجأربع بطاقات سلامة بحجم الجيب بثماني لغات يتحدثها السائقون في الخليج: قبل القيادة، وبعد الحادث، والحرارة الشديدة، والتعب والنعاس.
افتح النموذجنموذج لكل زيارة فني إلى موقع عميل، بالأوقات والسلامة والقطع والنتيجة وتوقيع العميل، وسجل يقارن وقت الفني بوقت التتبع ويحسب الاستجابة والإصلاح من أول زيارة.
افتح النموذجسجل للرافعات والرافعات الشوكية وملحقات الرفع وبطاقات المشغلين يحسب موعد فحص الطرف الثالث التالي ويُبرز ما انتهى، مع خطة رفع وقائمة فحص قبل الرفع.
افتح النموذجسجل يتابع كل معدة مستأجرة من التوصيل حتى الإعادة، ويحسب الإيجار التقديري لمطابقة الفواتير ويُبرز المعدات المتوقفة، مع نموذج للحالة عند الاستلام والإعادة.
افتح النموذجخطة تبيّن أي معدة في أي موقع ومتى، بلوحة أسبوعية وتنبيه للحجز المزدوج والمعدات التي لم تصل، مع تكلفة كل موقع والمعدات المتاحة اليوم.
افتح النموذجخطة لرحلات الصحراء إلى مواقع النفط والغاز: القافلة والرمال وسحب المركبة العالقة والتصعيد عند فوات الاتصال، مع سجل للرحلات والاتصالات وعدة السحب.
افتح النموذججهّز مركبات عقد النفط والغاز قبل فحص العميل: بنود العميل نفسها، ونتيجة لكل مركبة، وسجل لإعادة الفحص والقبول.
افتح النموذجالتقرير الشهري الذي يعرضه مقاول النفط والغاز على عميله: الإصابات وحوادث المركبات وIVMS والإجراءات، بمعدلات 12 شهراً مقابل الأهداف وعرض جاهز للاجتماع.
افتح النموذجنموذج لتسليم سيارة الأجرة في كل وردية، وسجل يحسب حصة الشركة وما يبقى للسائق والنقد المستحق والعجز، ويقارن المسافة بالتتبع.
افتح النموذجسجل يسوّي مع كل سائق من الكشف الأسبوعي للتطبيق: يطابق الدفعة، ويحسب حصة الشركة ودخل السائق والمستحق له أو عليه، وربح كل سيارة.
افتح النموذجسجل لكل شكوى من راكب مع فحص المسافة والسرعة في التتبع ومهلة الإغلاق والشكاوى المتكررة، ولكل غرض مفقود حتى تسليمه بإيصال موقّع.
افتح النموذجسند تسليم يوقّعه المستلم بالكميات والختم والحرارة والنقص والتلف، وسجل يتابع عودة كل سند وكل استثناء حتى تُغلق مطالبته.
افتح النموذجوثائق كل مندوب ودراجة بتواريخ انتهائها، وعمر الدراجة مقابل الحد، وفحص يومي للدراجة ومعدات الوقاية والحرارة قبل أول طلب، وسجل للحوادث.
افتح النموذجثمانية مؤشرات شهرية لكل ناقل من الباطن مقابل مستهدفاتك، ودرجة كلية مرجّحة وتصنيف وترتيب، واتجاه السنة، وإجراءات تصحيحية للمؤشرات الحمراء.
افتح النموذجقائمة فحص للرافعة الشوكية قبل كل مناوبة ببطاقات «لا تستخدم»، وسجل للأعطال حتى العودة إلى العمل، ولشحن البطاريات والفحص الدوري.
افتح النموذجمن يحق له قيادة أي رافعة شوكية اليوم: الرخصة والشهادة الطبية والتقييم والتدريب التنشيطي وبطاقة التعريف لكل مشغّل.
افتح النموذجخطة لموقعك تفصل الرافعات الشوكية عن المشاة: المخاطر والمخطط والمسارات وحدود السرعة والقواعد والمراجعة، وفق دليل بلدية دبي.
افتح النموذجقائمة فحص قبل كل وردية للريتش ستاكر وجرار الميناء والناقلة الجسرية، مع سجل أعطال وموعد الصيانة حسب ساعات المحرك.
افتح النموذجتقرير شهري لمحطة الحاويات: إنتاجية الرافعة والرصيف، وزمن دورة الشاحنة، واستغلال الساحة، وتوافر المعدات، مقارنة بأهدافك.
افتح النموذجسجل لكل زيارة شاحنة للميناء بالموعد والأوقات، يحسب الانتظار وزمن الدورة والمواعيد الفائتة وتكلفة الوقت فوق الهدف.
افتح النموذجكيف تطلب عروض روبوتات المستودع وتقارنها على أساس واحد، من المتطلبات إلى التكلفة الكلية؟
افتح النموذجكيف تفصل بين الروبوتات والأشخاص في مستودعك، ومن يدخل كل منطقة، وماذا تفعل عند الطوارئ؟
افتح النموذجكم كانت جاهزية روبوتاتك هذا الشهر، وما الذي أوقفها، وهل التزم المورد بزمن الاستجابة؟
افتح النموذجخطة لدخول المعدات إلى المشروع وخروجها، مع هستوجرام أسبوعي للمخطط والفعلي في الموقع، وتكلفة شهرية حسب نوع المعدة، وتنبيه للمعدات المتأخرة في الدخول أو الخروج.
افتح النموذجسجل يومي لكل مولد وضاغط في الموقع: الساعات والحمل ومنسوب الخزان، والوقود المستخدم مقابل المتوقع من ورقة المواصفات، وتنبيه للحمل المنخفض وموعد الصيانة.
افتح النموذجتقرير يعبّئه مهندس الموقع كل وردية لكل معدة: ساعات العمل والخمول والانتظار والعطل والإنتاج والوقود، وسجل يحسب الجاهزية والاستغلال والإنتاج مقارنة بالخطة.
افتح النموذجلا يوجد نموذج يطابق بحثك.
النموذج يحفظ البيانات التي تجمعها يومياً، والحاسبة تحوّل بعض هذه الأرقام إلى قرار. ومعظم الفرق تستخدم الاثنين معاً.
النموذج لا يفيد إلا إذا بقي مستخدماً بعد الشهر الأول، لذلك يلتزم كل ملف في مركز النماذج بأربع قواعد.
تبدأ كل ورقة من القرار الذي تخدمه، فلا حقول لا يقرؤها أحد.
تضبط العملة والحدود ومجموعات المركبات والمسؤولين مرة واحدة في ورقة الإعدادات.
تعتمد الأعمدة المحسوبة على معادلات قياسية مشروحة في صف الملاحظات، ولا تحتوي على وحدات ماكرو.
قوائم الفحص ترتّب مستندات الإثبات، ولا تدّعي امتثالاً أو اعتماداً أو شهادة.
نماذج إدارة الأسطول جداول وقوائم فحص ومستندات جاهزة للسجلات التي يحتفظ بها الأسطول يومياً: مشتريات الوقود، وجداول الصيانة، وفحص المركبات، والحوادث، وقوائم الأصول، ومؤشرات الأداء الشهرية، والميزانيات. النموذج الجيد يوفّر عليك تصميم الأعمدة من الصفر، والأهم أنه يوحّد طريقة التسجيل بين الجميع، فتصبح البيانات صالحة للاستخدام في نهاية الشهر.
ينظّم مركز نماذج سيفي النماذج في حزم، تغطي كل حزمة مهمة واحدة وتضم النماذج المرتبطة بها. فجدول الصيانة الوقائية مثلاً يأتي مع أمر العمل وقائمة قطع الغيار ومراجعة الأعمال المتأخرة، لأن الجدول لا يفيد ما لم يُنفَّذ العمل الذي يحدده ويُسجَّل.
مهما كان حجم الأسطول، تغطي مجموعة صغيرة من السجلات معظم الأسئلة التي تطرحها الإدارة. ابدأ بها، ثم أضف الحزم المتخصصة عند الحاجة.
| النموذج | ما الذي يجيب عنه | من يحدّثه |
|---|---|---|
| سجل الوقود | كمية الوقود التي تستهلكها كل مركبة وتكلفتها، والقيود التي تبدو غير صحيحة | مسؤول الوقود، مدير الأسطول |
| جدول الصيانة الوقائية | المركبات المستحقة أو المتأخرة عن الخدمة، وما الذي أُنجز | مدير الصيانة، الورشة |
| فحص المركبة قبل الرحلة وبعدها | هل كانت المركبة آمنة للانطلاق، وما الأعطال التي لم تُغلق بعد | السائقون، المشرفون |
| سجل الأصول | ما يملكه الأسطول أو يستأجره، وأين يوجد، ومن المسؤول عنه | مدير الأسطول، المالية |
| سجل الحوادث والمطالبات | ماذا حدث، وكم كلّف، ومتى عادت المركبة إلى العمل | السلامة، مدير الأسطول |
| تقرير المؤشرات الشهري | هل تتحرك التكلفة وجاهزية المركبات والسلامة في الاتجاه الصحيح | مدير الأسطول، الإدارة |
| الميزانية السنوية | كم ينبغي أن يكلّف الأسطول هذا العام، وأين يختلف عنه المصروف الفعلي | مدير الأسطول، المالية |
ويغطي ملفان عدة صفوف من هذا الجدول معاً: يقوم نموذج إدارة الأسطول بصيغة إكسل على سجل المركبات، ويضم في الملف نفسه مواعيد التجديد وسجل العهد. أما نموذج تقرير إدارة الأسطول فيجمع أرقام التكلفة وجاهزية المركبات والسلامة لكل شهر في تقرير مؤشرات واحد للإدارة.
السجلات تجمع البيانات على مدى أسابيع وأشهر، أما الاستمارة فتوثّق حدثاً واحداً، مثل حادث أو تسليم مركبة أو إصلاح، وتجمع عليه التوقيعات المطلوبة. تُطبع استمارات Word على ورق A4 ليملأها السائق بخط اليد، ومعظمها يأتي مع سجل Excel يجمع كل الاستمارات المكتملة في قائمة واحدة.
| الاستمارة | متى تُملأ | الصيغة |
|---|---|---|
| نموذج تقرير حادث مركبة | في موقع الحادث بيد السائق، ثم يراجعها المشرف | Word |
| نموذج استلام وتسليم مركبة | عند تسليم المركبة للسائق وعند إعادتها | Word وExcel |
| طلب استخدام مركبة وتصريح خروج | قبل خروج المركبة بعد الدوام أو في العطلة أو لاستخدام شخصي | Word وExcel |
| نموذج الإبلاغ عن حادث وشيك | بعد موقف كاد يقع فيه حادث على الطريق أو في الساحة | Word وExcel |
| نموذج أمر عمل الصيانة | لكل إصلاح: العطل والقطع وساعات العمل والتكلفة والموافقة | Excel |
| نموذج فحص المركبة | قبل كل رحلة وبعدها، مع الأعطال والتوقيع | Excel |
وتُجمع قواعد هذه الاستمارات في مستند واحد: يحدد نموذج سياسة إدارة الأسطول للسائقين متى تُملأ كل استمارة ولمن تُسلَّم.
تختلف بعض التزامات الأسطول باختلاف مكان التشغيل ونوع النقل. وتساعدك حزم الدول، مثل قائمة تجهيز وصل في السعودية، وقائمة تهيئة بيانات الناقل لمنصة أساطيل في أبوظبي، وحزمة تأهيل ناقل النفايات لبلدي، على جمع بيانات المنشأة والمركبات والسائقين في مكان واحد وتحديد مسؤول لكل بند. وفي كل قائمة رابط إلى المصدر الرسمي وتاريخ آخر مراجعة له. هذه القوائم للتحضير فقط، والمرجع في المتطلبات هو الأنظمة السارية لدى الجهة المختصة والمراجعة القانونية لمنشأتك.
تعمل النماذج جيداً ما دام الأسطول صغيراً أو العملية جديدة، ويصعب الاستمرار فيها حين يضطر الفريق إلى نسخ قراءات العداد يدوياً، وملاحقة الإيصالات، ومطابقة ملفات الفروع. عندها يمكن أن تأتي السجلات نفسها من المركبات مباشرة.
وتؤدي وحدات سيفي المهام نفسها بصورة مستمرة. يسجّل نظام تتبع الوقود الاستهلاك والتعبئات ووقود الخمول لكل مركبة، ويرسل نظام إدارة صيانة المركبات تذكيرات الخدمة حسب العداد أو ساعات تشغيل المحرك أو التاريخ، وتصدّر تقارير الأسطول النشاط حسب الفترة أو المركبة أو السائق بصيغتي PDF وExcel. وفي كل صفحة نموذج رابط إلى الوحدة التي تؤدي المهمة نفسها تلقائياً.
نعم، النماذج مجانية بالكامل. نطلب اسمك وبريدك الإلكتروني ومسمّاك الوظيفي، والجوال اختياري، ثم نرسل إليك الملف. وتصلك أيضاً نشرة سيفي الدورية عن إدارة الأساطيل، ويمكنك إلغاء الاشتراك من أي رسالة. ويمكنك تعديل النماذج وإعادة تسميتها واستخدامها داخل شركتك.
تغطي الاستمارات الأحداث التي يجب توثيقها وتوقيعها: تقرير حادث مركبة، واستلام المركبة وتسليمها، وطلب استخدام المركبة مع تصريح الخروج، والإبلاغ عن حادث وشيك، وأمر عمل الصيانة، وفحص المركبة. ولكل منها صفحة بنسختين عربية وإنجليزية.
نعم. استمارات Word مصممة للطباعة على ورق A4، فيملؤها السائق ويوقّعها ورقياً. ثم أدخل الاستمارة المكتملة في سجل Excel المرافق لتعدّ الحالات وتتابع كل حالة منها.
نعم. الملفات بصيغة xlsx القياسية وبمعادلات شائعة، لذلك تفتح في Microsoft Excel وGoogle Sheets وLibreOffice Calc، وتعمل فيها جميعاً القوائم المنسدلة والتظليل التلقائي.
نعم. لكل نموذج نسخة عربية من اليمين إلى اليسار، ونسخة إنجليزية بالأعمدة والمعادلات نفسها، فيعمل الفريق ثنائي اللغة على بنية الملف ذاتها.
لا. تساعدك القوائم على ترتيب المستندات وتحديد المسؤولين. وتتضمن قوائم الدول رابطاً إلى المصدر الرسمي مع تاريخ مراجعته، والمتطلبات الحالية للجهة المختصة هي المرجع دائماً.
أنت تحددها. تضبط العملة من خانة في أعلى كل ملف، وتعمل نماذج الوقود بالكيلومتر واللتر. وتوضح صفوف المثال طريقة تعبئة كل عمود، ويمكنك حذفها.
عندما يستغرق تحديث الملف وقتاً أطول من الاستفادة منه. ومن العلامات الشائعة نسخ قراءات العداد يدوياً، وملاحقة السائقين لجمع الإيصالات، واكتشاف المشكلات في نهاية الشهر فقط. أما منصة التتبع فتسجّل البيانات نفسها تلقائياً لكل مركبة.
أخبرنا أي السجلات تستغرق من فريقك أطول وقت، وسنريك كيف يسجّلها سيفي تلقائياً في أسطولك.
