مكتبة الأوصاف الوظيفية لفرق الأساطيل

ما هو الوصف الوظيفي لفريق الأسطول؟

يحدد الوصف الوظيفي في الأسطول سبب وجود الوظيفة، وما يؤديه شاغلها، وطريقة قياس أدائه، والمؤهلات التي يحتاج إليها، ولمن يتبع. والوصف الجيد يمنع ضياع المهام بين وظيفتين، مثل من يطابق فواتير الورش أو من يوقف بطاقة وقود أسيء استخدامها، ويعطي كل فرد في الفريق مؤشرات يستطيع التأثير فيها.

تغطي مكتبة الأوصاف الوظيفية لفرق الأساطيل بصيغة Word ستاً وعشرين وظيفة: الوظائف الأساسية التي تحتاجها معظم الأساطيل مع نموها، إضافة إلى وظائف الإدارة والامتثال والأنظمة والأساطيل المتخصصة. وكل وصف مبني على الأقسام الثمانية نفسها لتعدّله وتقارنه وتعتمده بسرعة.

وظائف الأسطول الـ26 في مكتبة الأوصاف الوظيفية

الوظائف مرتبة في ست مجموعات. اختر منها ما يحتاجه هيكلك، وتبدأ معظم الأساطيل بالوظيفة الأولى في كل مجموعة ثم تضيف غيرها مع النمو.

يغطي وصف منسق امتثال الأسطول امتثال النقل في أي بلد، ومنه المملكة العربية السعودية (متطلبات الهيئة العامة للنقل والإدارة العامة للمرور). ويحدد ما يجب متابعته لا نصوص الأنظمة نفسها، فراجع المتطلب الحالي لكل جهة.

ماذا يغطي كل وصف وظيفي؟

1. بيانات الوظيفة: المسمى والإدارة وخط التبعية والمرؤوسون والموقع والدرجة ونمط العمل وظروفه (الورديات والعمل عند الطلب وزيارات المواقع) والإصدار.
2. الغرض من الوظيفة: سبب وجودها في جملتين.
3. المسؤوليات الرئيسية: من 7 إلى 9 مهام مرقمة.
4. المؤشرات: خمسة مؤشرات مع طريقة القياس والهدف وتكرار المراجعة.
5. المتطلبات: المؤهل والخبرة والرخص والمهارات واللغات، الأساسية والمرغوبة.
6. الصلاحيات وحدود القرار: ما تعتمده الوظيفة أو توقفه.
7. علاقات العمل: جهات التواصل داخل الجهة وخارجها.
8. الاعتماد والإقرار: توقيع المدير المباشر والموارد البشرية وشاغل الوظيفة.

طريقة تكييف نماذج الأوصاف الوظيفية

1. اختر الوظائف التي تحتاجها. في الأساطيل الصغيرة تُدمج وظيفتان أحياناً، مثل مشرف الأسطول ومراقب الوقود، وتضيف الأساطيل الكبيرة أو المتخصصة وظائف الإدارة والامتثال والأساطيل المتخصصة.
2. املأ بيانات الوظيفة. الإدارة والدرجة والموقع ونمط العمل والإصدار.
3. عدّل الغرض والمسؤوليات. صف العمل كما يُنفَّذ في أسطولك، واحذف ما لا ينطبق.
4. حدد أهداف المؤشرات من بياناتك. استخدم آخر 6 إلى 12 شهراً من أرقامك، لا أرقام أسطول آخر.
5. اتفق على حدود الصلاحيات. أكّد حدود الإنفاق وتسليم المركبات وإيقاف السائقين مع المالية والموارد البشرية.
6. اعتمد ووقّع. يوقّع المدير والموارد البشرية وشاغل الوظيفة، وراجع كل وصف مرة في السنة.

كيف تحدد أهداف مؤشرات وظائف الأسطول؟

لكل مؤشر في المكتبة معادلة في الملحق أ، فيُحدَّد الهدف على الحساب نفسه الذي يستخدمه التقرير الشهري.

مثال محسوب: هدف الالتزام بالصيانة الوقائية لمخطط الصيانة

بلغ الالتزام بالصيانة الوقائية في الأشهر الستة الأخيرة 84% و88% و86% و90% و87% و89%. خط الأساس 524 ÷ 6 = 87.3%، وأفضل شهر 90%. فهدف 90% طموح وممكن، أما 98% المنقولة من أسطول آخر فستُهمَل بعد الشهر الأول. اكتب 90% في عمود الهدف في القسم 14.4، وراجعه بعد ستة أشهر.

أخطاء شائعة في الأوصاف الوظيفية للأسطول

• مهام لا يتولاها أحدتضيع مطابقة فواتير الورش أو متابعة استثناءات الوقود بين وظيفتين.
• مؤشرات خارج تأثير الموظفكقياس منسق الحركة بسعر شراء المركبات.
• لا هدف ولا بياناتالمؤشر الذي لا مصدر لبياناته لا يظهر في أي تقرير.
• صلاحيات غامضةاكتب من يعتمد الإنفاق ومن يوقف المركبة عن العمل.
• متطلبات رخص منقولةراجع متطلبات الرخص واللياقة الطبية وفق الأنظمة المحلية الحالية لفئات مركباتك.
• لا مراجعةتتغير الوظائف مع نمو الأسطول، فراجعها مرة في السنة.

حدود نماذج الأوصاف الوظيفية

المكتبة نقطة بداية، وليست استشارة قانونية أو استشارة موارد بشرية. فالدرجات والرواتب ونسب التوطين وساعات العمل ومتطلبات الرخص تعتمد على جهتك وعلى الأنظمة المحلية الحالية، لذا اطلب من الموارد البشرية مراجعة كل وصف قبل نشره. ولتحديد الوظائف والمؤشرات التي يحتاجها أسطولك أولاً استخدم تقييم نضج إدارة الأسطول، ولمتابعة المؤشرات كل شهر استخدم قالب تقرير مؤشرات أداء الأسطول.