ما عرض مقترح ميزانية الأسطول؟
ملف الميزانية يحمل الأرقام، لكن الإدارة المالية تقرر في اجتماع. وفي الاجتماع تُسأل ثلاثة أسئلة: لماذا تجاوزتم الميزانية في بند كذا؟ لماذا يرتفع الطلب هذه السنة؟ وماذا لو ارتفع سعر الوقود؟ يرتّب هذا العرض الإجابات قبل أن تُسأل.
العرض يكمّل قالب ميزانية الأسطول السنوية: تحسب الأرقام في ملف Excel، ثم تنقلها إلى العرض. ولا يحتوي على أي نسبة وفر أو تضخم جاهزة. بيانات الرسوم أرقام مثال، وكل افتراض خانة تكتب مصدرها.
شرائح عرض ميزانية الأسطول بالترتيب
- مقترح ميزانية الأسطول لعام [السنة]: اسم الشركة وعدد المركبات والكيلومترات السنوية ومقدّم العرض.
- الميزانية التي نطلب اعتمادها: جملة الطلب و3 أرقام. تملؤها في النهاية.
- الميزانية مقابل الفعلي في السنة الماضية: رسم أعمدة لسبعة بنود، وأكبر ثلاثة انحرافات.
- أين صرفنا أكثر أو أقل من الخطة: جدول الانحراف لكل بند وسببه.
- كيف توزعت تكلفة الأسطول: رسم دائري للفعلي، وما يقوله التوزيع.
- تكلفة الكيلومتر لكل مجموعة مركبات: رسم لسنتين، والمعادلة، والهدف للسنة المقبلة.
- الافتراضات: عدد المركبات، والكيلومترات، وسعر الوقود، والاستهلاك، والرواتب، والتأمين، والأسعار، ومصدر كل منها.
- خطة استبدال المركبات: العمر والعداد وتكلفة الكيلومتر والسبب والخيار والتكلفة.
- مبادرات التوفير: ست مبادرات، لكل منها مقياس وأثر سنوي ومسؤول وموعد بدء.
- من فعلي السنة الماضية إلى الميزانية المقترحة: رسم جسر يبيّن أثر الحجم والأسعار والاستبدال والتوفير.
- المخاطر وحساسية الميزانية: خمسة مخاطر، ومعادلة أثر كل منها، وما تفعلونه.
- نطلب اليوم: ميزانية التشغيل، والاستبدال، ومبادرات التوفير، والمراجعة الربع سنوية.
- كيف تملأ هذا العرض: إرشادات لك، تحذفها قبل العرض.
كيف تملأ عرض ميزانية الأسطول خطوة بخطوة؟
- أدخل ميزانية السنة الماضية وفعليها في قالب ميزانية الأسطول، وانقل ورقة الانحراف إلى الشرائح 3 و4 و5.
- احسب تكلفة الكيلومتر لكل مجموعة من التكلفة والكيلومترات، وحدّث رسم الشريحة 6.
- اكتب الافتراضات ومصادرها في الشريحة 7. سعر الوقود من السعر الرسمي الحالي، والتأمين من عرض التجديد.
- حدّد المركبات المرشحة للاستبدال بـحاسبة استبدال مركبات الأسطول، وقارن الخيارين في حاسبة الشراء أم الاستئجار للمركبات، وانقل النتيجة إلى الشريحة 8.
- املأ مبادرات التوفير بأثر ومسؤول لكل منها، ثم حدّث رسم الجسر في الشريحة 10 واحسب أثر المخاطر في الشريحة 11.
- املأ الشريحة 2 في النهاية، واستبدل كل نص بين قوسين، واحذف الشريحة 13.
لتحديث أي رسم: انقر عليه بزر الفأرة الأيمن، ثم «تحرير البيانات». وفي رسم الجسر سلسلة مخفية اسمها base هي قاعدة كل عمود، وتفسيرها في ملاحظات الشريحة.
كيف تُحسب أرقام عرض الميزانية؟
هذه المعادلات التي يستخدمها العرض. وكل مدخلاتها من حساباتك أو من الافتراضات في الشريحة 7.
نسبة التحسن في المعادلة الأخيرة افتراضك أنت. اعرضها كما هي، واتفق مع المالية على قياسها كل ربع سنة.
مثال محلول: ميزانية بـ2,030 ألف ريال
أرقام المثال في رسوم العرض، تستبدلها بأرقامك:
- ميزانية السنة الماضية 1,756 ألف ريال، والفعلي 1,815 ألفاً. الانحراف = 1,815 − 1,756 = 59 ألف ريال، ونسبته 59 ÷ 1,756 = 3.4%.
- مجموعة الشاحنات كلّفت 520,000 ريال وقطعت 200,000 كم. تكلفة الكيلومتر = 520,000 ÷ 200,000 = 2.60 ريال/كم.
- الميزانية المقترحة = 1,815 + 90 + 60 + 150 − 85 = 2,030 ألف ريال، بزيادة 215 ألفاً، أي 11.8% عن فعلي السنة الماضية.
- إذا كان استهلاك الأسطول 160,000 لتر في السنة، فكل 0.10 ريال زيادة في سعر اللتر تضيف 160,000 × 0.10 = 16,000 ريال.
الزيادة في المثال يفسرها الاستبدال أولاً (150 ألفاً). وهذا ما يجب أن تقوله الشريحة 10 بوضوح، حتى لا تبدو الزيادة كلها ارتفاعاً في تكلفة التشغيل.
أخطاء شائعة في عرض ميزانية الأسطول
- نسبة زيادة عامة على كل البنود. زيادة 10% على كل شيء لا تقنع المالية. ابنِ كل بند على افتراضه.
- انحراف بلا سبب. كل انحراف كبير في السنة الماضية سيُسأل عنه. اكتب سببه قبل الاجتماع.
- خلط الاستبدال بالتشغيل. اعرض تكلفة المركبات الجديدة منفصلة، حتى يُقرَّر كل منهما وحده.
- توفير بلا مسؤول. مبادرة لا يملكها أحد لن تتحقق، وستظهر في الانحراف في السنة المقبلة.
- تجاهل الحساسية. المالية تسأل: ماذا لو تغير سعر الوقود؟ احسب الأثر مسبقاً بمعادلة الشريحة 11.
ما الذي لا يغطيه العرض؟
العرض قالب للعرض والنقاش، وليس نظاماً محاسبياً. والأرقام بقدر دقة الحسابات التي تنقلها منها. ولا يحدد العرض سعر وقود أو رسوماً حكومية أو نسبة تضخم. خذ الأسعار الرسمية من مصدرها بتاريخ واضح، وتحقق من المتطلبات النظامية الحالية لدى الجهة المختصة قبل أن تضيف تكلفتها.