ما الوثائق التي يغطيها سجل صلاحية وثائق السائقين؟
السائق الذي يقود برخصة أو بطاقة سائق أو إقامة منتهية قد يُوقَف أو يُخالَف أو يُمنع من دخول موقع العميل، وتبقى المركبة متوقفة حتى تُستكمل الأوراق. ويستغرق تجديد أغلب هذه الوثائق أيامًا أو أسابيع، فلا بد أن يراها الأسطول قبل موعدها. يجمع هذا السجل بصيغة Excel كل تواريخ الانتهاء في مكان واحد، ويحوّلها إلى قائمة تجديد أسبوعية.
| الوثيقة | ما تسجله | الجهة المصدرة في السعودية |
|---|---|---|
| رخصة القيادة | نوع الرخصة ورقمها وتاريخ انتهائها | الإدارة العامة للمرور |
| بطاقة السائق المهنية | رقم البطاقة وتاريخ انتهائها | الهيئة العامة للنقل، لأنشطة النقل |
| الإقامة أو الهوية الوطنية | الرقم وتاريخ الانتهاء | الجوازات أو الأحوال المدنية، عبر أبشر |
| اللياقة الطبية | تاريخ انتهاء الشهادة | حسب سياسة شركتك أو عميلك |
| شهادة التدريب | الدورة وتاريخ الانتهاء | جهة التدريب، حسب سياستك أو متطلبات العميل |
كيف تستخدم سجل وثائق السائقين؟
- حدد فترات التنبيه في ورقة الإعدادات، والافتراضي 30 و60 و90 يومًا.
- أضف صفًا لكل سائق في ورقة السائقين مكان صفوف المثال الخمسة.
- اكتب تاريخ انتهاء كل وثيقة بصيغة تاريخ. واكتب «لا ينطبق» إذا كانت الوثيقة غير مطلوبة لهذا السائق، فلا تُحسب ناقصة.
- افتح ورقة التنبيهات كل أسبوع وابدأ تجديد الوثائق المنتهية وتلك الواقعة في الفترة الأولى.
- اكتب تاريخ الانتهاء الجديد بعد كل تجديد لتعود الحالة سارية.
كيف تُحسب الأيام المتبقية وحالة الوثيقة؟
تاريخ التقرير هو اليوم افتراضيًا، فتتحدث الورقة كلما فتحتها. واكتب تاريخًا ثابتًا في الإعدادات إذا أردت معرفة الوضع في يوم محدد، قبل تدقيق مثلًا. الحالة العامة للسائق هي حالة أقرب انتهاء، ويعدّ عمود التواريخ الناقصة الخانات الفارغة، فيظهر فورًا السائق الذي لا يوجد في ملفه تاريخ لبطاقة السائق.
مثال محسوب: خمسة سائقين في 1 نوفمبر 2026
انتهت شهادة اللياقة الطبية لأحمد في 25 أكتوبر، فتظهر −7 أيام وحالة «منتهية»، وهي أقرب وثائقه انتهاءً، تليها بطاقة السائق في 20 نوفمبر (بعد 19 يومًا، ضمن فترة 30 يومًا). أما شهادة التدريب التي تنتهي في 15 يناير 2027 فتبعد 75 يومًا، وتقع ضمن فترة 90 يومًا.
وعلى مستوى السائقين الخمسة، تعرض ورقة التنبيهات وثيقتين منتهيتين، و3 تنتهي خلال 30 يومًا، و2 خلال 60 يومًا، و3 خلال 90 يومًا، و13 سارية، ووثيقة واحدة غير مسجلة هي بطاقة سعيد. أما تدريب عمران فمسجل «لا ينطبق» ولا يُحسب ناقصًا.
- منتهيةاللياقة الطبية لأحمد ورخصة يوسف. جدّدهما قبل الرحلة التالية.
- خلال 30 يومًاإقامة عمران بعد 7 أيام، وبطاقة أحمد بعد 19 يومًا، واللياقة الطبية ليوسف بعد 30 يومًا.
- غير مسجللا يوجد تاريخ لبطاقة سعيد. تأكد هل يحتاج إليها.
أخطاء شائعة في سجلات وثائق السائقين
- كتابة التاريخ نصًا. مثل 14.03.2029 أو «مارس 2029»، فلا تُحسب الأيام المتبقية. الورقة تقبل تاريخًا أو «لا ينطبق» فقط.
- ترك الخانة فارغة لوثيقة غير مطلوبة. اكتب «لا ينطبق»، لتبقى الخانات الفارغة دليلًا على نقص حقيقي.
- الخلط بين التاريخين الهجري والميلادي. حوّل تواريخ الانتهاء الهجرية إلى ميلادية قبل كتابتها.
- تحديث التاريخ قبل استلام الوثيقة الجديدة. غيّره فقط بعد صدور الوثيقة المجددة أو ظهور سجلها.
- سجل منفصل لكل فرع. ملف واحد للأسطول كله، مع عمود للفرع وتصفية، يمنع سقوط سائق بين قائمتين.
حدود السجل في Excel
لا يعرف السجل إلا التواريخ التي تكتبها، فهو محدّث بقدر آخر تحديث. ولا يتحقق من الوثائق في الأنظمة الحكومية، ولا يرسل تذكيرات، فلا بد أن يفتحه أحد بانتظام. وتختلف الوثائق المطلوبة لكل سائق حسب النشاط والمركبة والعميل، فتحقق من المتطلبات الحالية لدى المرور والهيئة العامة للنقل والجوازات. هذا النموذج أداة متابعة وليس استشارة نظامية.
ولمتابعة وقت العمل إلى جانب الوثائق، استخدم سجل ساعات القيادة والراحة اليومي.