ما هو سجل وقود الأسطول؟
سجل وقود الأسطول قائمة بكل تعبئة: أي مركبة، ومتى، وكم لتراً، وبأي سعر، وكم كانت قراءة العداد. وإذا حُدِّث بانتظام، فهو أبسط طريقة لمعرفة استهلاك كل مركبة وتكلفتها، وأول ما تراجعه عندما لا تتناسب فاتورة الوقود مع حجم العمل المنجز.
يحوّل هذا النموذج القيود إلى أرقام تبني عليها قراراتك: يحسب الاستهلاك باللتر لكل 100 كم بين تعبئتين كاملتين، ويجمع لترات كل مركبة وتكلفتها في الشهر، ويميّز الصفوف التي تحتاج مراجعة. وهو ملف إكسل يناسب حساب استهلاك البنزين أو الديزل لعدد قليل من المركبات، ويصلح جدولاً بسيطاً لإدارة وقود أسطول صغير: التعبئات والاستهلاك وتكلفة الكيلومتر وتدقيق البطاقات والخمول في ملف واحد، دون وحدات ماكرو أو إضافات.
طريقة استخدام نموذج سجل الوقود في إكسل
- افتح ورقة الإعدادات. أدخل العملة ونسبة التنبيه (20% افتراضياً)، ثم أضف كل مركبة برقمها وسعة خزانها.
- احذف صفوف المثال من ورقتي سجل الوقود والخمول، وتبقى المعادلات في مكانها.
- سجّل كل تعبئة بالتاريخ والمركبة والعداد واللترات وسعر اللتر، ولا تختر «نعم» في عمود «خزان ممتلئ» إلا إذا مُلئ الخزان بالكامل.
- راجع عمود «للمراجعة» أسبوعياً. صفِّ العمود لعرض الصفوف المعلَّمة فقط، وعالجها ما دامت الإيصالات في متناول اليد.
- في نهاية الشهر اختر الشهر في ورقة الإعدادات، واقرأ الملخص الشهري، ثم نفّذ تدقيق بطاقات الوقود قبل اعتماد الكشف.
كيف يحسب النموذج استهلاك الوقود لكل 100 كم وتكلفته؟
يعتمد النموذج طريقة الخزان الممتلئ، وهي الطريقة المعتادة لقياس الاستهلاك من التعبئات. ولا يُحسب الاستهلاك إلا لتعبئة كاملة سبقتها تعبئة كاملة للمركبة نفسها.
تُضاف التعبئات الجزئية إلى فترة الخزان الممتلئ التالية، فلا تضيع لتراتها. وفي الملخص الشهري، يُحسب الاستهلاك بقسمة إجمالي لترات الفترات التي انتهت خلال الشهر على إجمالي مسافتها ثم الضرب في 100 (لتر/100 كم)، وتساوي تكلفة الوقود لكل كيلومتر هذا الاستهلاك ÷ 100 × متوسط السعر المدفوع.
في صفوف المثال، استهلكت الشاحنة TRK-07 في أكتوبر 552 لتراً لقطع 1,670 كم بين تعبئات كاملة، أي نحو 33.1 لتراً لكل 100 كم. وبمتوسط سعر 2.04 ريال للتر، تبلغ تكلفة الوقود نحو 0.67 ريال لكل كيلومتر.
ماذا يعني التنبيه في عمود «للمراجعة»؟
يفحص الملف كل صف بهذا الترتيب، ويعرض أول تنبيه ينطبق عليه:
- مركبة غير مسجلةرقم المركبة غير موجود في ورقة الإعدادات، والسبب غالباً خطأ في الكتابة أو مركبة جديدة.
- قراءة العداد ناقصةلم تُسجل القراءة، فلا يمكن ربط هذه التعبئة بمسافة.
- العداد لا يزيدالقراءة ليست أعلى من التعبئة السابقة للمركبة نفسها.
- أعلى من سعة الخزانلترات أكثر مما يتسع له الخزان. راجع الإيصال والمركبة المسجلة على البطاقة.
- استهلاك أعلى من المتوسطالاستهلاك يزيد على متوسط المركبة نفسها بأكثر من النسبة التي حددتها.
التنبيه سبب لمراجعة القيد، لا دليل على سرقة الوقود؛ فقد يرتفع الاستهلاك بسبب الحمولة الثقيلة أو الحرارة أو الخمول الطويل أو تعبئة كاملة لم تُسجَّل.
قائمة تدقيق بطاقات الوقود الشهرية
تحصي ورقة التدقيق كل نوع من التنبيهات في السجل، وتعرض عشرة فحوص شهرية: المركبات غير المسجلة، والقراءات الناقصة، والقراءات التي تتراجع، واللترات الأعلى من السعة، والاستهلاك غير المعتاد، والتعبئة خارج ساعات العمل، وأكثر من تعبئة في اليوم، والمحطات البعيدة عن مسار المركبة، وتخصيص البطاقات، والإيصالات. ولكل فحص حالة ومسؤول وملاحظات، فتترك المراجعة أثراً موثقاً. وبهذا تطابق فواتير البنزين والديزل مع ما أنجزه الأسطول فعلاً.
إدارة بطاقات وقود الأسطول: سجل البطاقات
كثير من خسائر بطاقات الوقود يبدأ ببطاقة لا يتابعها أحد: بطاقة بقيت فعّالة بعد خروج مركبتها، أو بطاقة مفقودة لم تُوقف، أو حد أعلى بكثير مما تستهلكه المركبة. وتعرض ورقة بطاقات الوقود كل بطاقة مع الجهة المصدرة، والمركبة أو السائق أو المجموعة التي تتبعها، ونوع الوقود المسموح، والحدين اليومي والشهري باللتر، والحالة (فعّالة أو موقوفة أو مفقودة أو ملغاة)، وتاريخ الإيقاف أو الإلغاء.
وللشهر المحدد في الإعدادات، تقرأ الورقة لترات كل بطاقة وتكلفتها من سجل الوقود عبر عمود «رقم البطاقة / الإيصال»، وتحسب نسبة المستخدم من الحد الشهري وأكبر تعبئة منفردة. واكتب الكيلومترات التي سجّلها نظام التتبع للمركبة في ذلك الشهر، فتقارن الورقة اللترات لكل 100 كم مسجلة في التتبع بمتوسط المركبة نفسها في السجل.
في المثال، صرفت البطاقة 5120 للمركبة VAN-02 مقدار 187 لتراً في أكتوبر وحدها الشهري 180، فحالتها «تجاوزت الحد الشهري» بنسبة 104%. وصرفت البطاقة 4471 للشاحنة TRK-07 مقدار 918 لتراً مقابل 2,820 كم في التتبع، أي 32.6 لتر/100 كم مقابل متوسط الشاحنة 32.7، فهي سليمة.
وإذا كان في المركبة حساس لمستوى الوقود متصل بنظام سيفي، فإنذار تعبئة الوقود وتقرير تعبئة/تفريغ الوقود يسجلان كل تعبئة يرصدها الحساس، فتقارن لترات البطاقة بما وصل فعلاً إلى الخزان.
سجل الخمول: تقدير الوقود المهدر
تسجل ورقة الخمول الفترات الطويلة التي يبقى فيها المحرك دائراً والمركبة متوقفة، مثل الانتظار لدى العميل أو التحميل أو استراحة السائق. يحسب الملف الدقائق من وقتي البداية والنهاية، ويقدّر اللترات بمعدل الخمول المدخل في الصف أو بالمعدل الافتراضي في ورقة الإعدادات، ثم يحسب تكلفتها بالسعر الذي حددته. ويبيّن الإجمالي حسب السبب أي المواقف تعالجها أولاً. ولتقدير الخمول على مستوى الأسطول دون تسجيل كل فترة، استخدم تبويب الخمول في حاسبة تكلفة وقود الأسطول.
حدود جدول إكسل لإدارة الوقود
دقة الملف من دقة الإدخال: التعبئات الكاملة غير المسجلة، وقراءات العداد المقرّبة، والإدخال المتأخر، كلها تقلل الدقة. وأرقام الخمول تقديرات مبنية على المعدل الذي تدخله، لا قياسات فعلية. ولا يقرأ النموذج ملفات بطاقات الوقود تلقائياً، ولا يتحقق من المعاملات مع المحطة.