ما سجل المعدات المستأجرة؟
سجل المعدات المستأجرة قائمة بكل معدة تستأجرها: من أي شركة، وبكم، ومتى وصلت، ومتى طلبت إنهاء إيجارها، ومتى استلمتها الشركة. وفي المشروع المزدحم يجيب عن ثلاثة أسئلة تكلّف مالاً حين لا يجيب عنها أحد: ما المستأجر الآن، وكم يجب أن تبلغ فواتير الإيجار هذا الشهر، وأي المعدات متوقفة وعداد الإيجار يعمل.
ونموذج الاستلام والإعادة يحميك في الطرفين. فالضرر الذي لم يُكتب عند التوصيل يصعب الاعتراض عليه عند الإعادة، والعيب الذي يُبلَّغ متأخراً قد يُحمَّل عليك.
طريقة استخدام السجل والنموذج
- اضبط الإعدادات: أيام الشهر، ومهلة الإشعار الافتراضية، ومهلة الإبلاغ عن العيوب، وأيام التوقف، وعطلة نهاية الأسبوع، والشركات والمواقع.
- عند التوصيل افحص المعدة مع سائق الشركة المؤجرة، وعبّئ أعمدة الاستلام في النموذج مع الصور، وافتح صفاً في السجل.
- أثناء الإيجار حدّث ساعات التشغيل وتاريخ آخر نشاط، فتُبرز المعدات المتوقفة.
- لإنهاء الإيجار اطلبه كتابياً، واحصل على رقم الإنهاء، وأدخل التاريخ والرقم والمهلة.
- عند الإعادة عبّئ أعمدة الإعادة، وسجّل الأضرار، وأدخل تاريخ استلام الشركة للمعدة.
- كل شهر قارن الإيجار التقديري لكل شركة في الملخص بفاتورتها.
كيف يحسب السجل الإيجار؟
وتُحسب مهلة فحص الاستلام بأيام العمل مع عطلة نهاية الأسبوع المحددة في الإعدادات (الجمعة والسبت افتراضياً)، بالدالة NETWORKDAYS.INTL.
مثال محسوب: خمسة إيجارات في 21 أكتوبر 2026
- لودر بعجلات مستأجر منذ 20 أغسطس بـ 23,250 ريالاً في الشهر عمل 300 ساعة، لكن التتبع لا يظهر له نشاطاً منذ 9 أكتوبر: 12 يوماً متوقفاً، فيُبرز. وفُحص عند الاستلام بعد 5 أيام عمل من التوصيل، وهذا أكثر من مثال الأيام الثلاثة، فيُبرز ذلك أيضاً.
- مولد كهرباء طُلب إنهاء إيجاره في 19 أكتوبر بمهلة 7 أيام، فيُحسب الإيجار حتى 26 أكتوبر: 29 يوماً، أي 4.14 أسبوع بـ 1,690 ريالاً، مع 1,120 ريالاً للتوصيل والإعادة، فالإيجار 8,117 ريالاً. ولم يصل من الشركة رقم إنهاء بعد.
- رافعة متحركة مستأجرة باليوم أُعيدت وسُجلت أضرار في النموذج، فيُبرز الصف لمتابعة مطالبة الأضرار.
- والحفارة عملت 540 ساعة في 2.67 شهر، والمشمول 260 ساعة في الشهر، فهي ضمن المشمول ولا تُحسب ساعات إضافية.
ما شروط عقد الإيجار التي تراجعها؟
تختلف شروط الإيجار في الخليج بين الشركات، وكثيراً ما تُبنى على شروط نموذجية دولية. والشروط النموذجية لاستئجار المعدات من جمعية CPA البريطانية (يوليو 2011) قائمة مفيدة بما تبحث عنه:
- متى يبدأ الإيجار وينتهي: في البند 1(ب) يبدأ الإيجار حين تغادر المعدة ساحة الشركة المؤجرة، وينتهي حين تعود إليها.
- العيوب عند التوصيل: يمنح البند 5 المستأجر 3 أيام عمل للإبلاغ عن العيوب دون مشغل، و4 مع مشغل، وبعدها تُعدّ المعدة سليمة.
- الأعطال: يشترط البند 9 الإبلاغ فوراً مع تأكيد كتابي، ويُحسب وقت العطل من استلام الإشعار الكتابي.
- إشعار الإنهاء: يحدد البند 24 إشعاراً كتابياً قبل 7 أيام للإيجار غير محدد المدة.
- الحد الأدنى للساعات: تتناول البنود من 18 إلى 21 شروط الساعات، مثل الحد الأدنى الأسبوعي.
أدخل أرقام عقدك في الإعدادات، فالقالب يستخدمها أمثلة فقط.
أخطاء شائعة مع المعدات المستأجرة
- لا سجل للحالة عند التوصيل. فيصبح الضرر القديم على حسابك عند الإعادة.
- إنهاء الإيجار بالهاتف. دون طلب مكتوب ورقم إنهاء قد يستمر عداد الإيجار.
- إبقاء المعدات «احتياطاً». اللودر المتوقف أسبوعين يكلّف ما يكلّفه لودر يعمل.
- دفع الفواتير دون مراجعة الأيام والساعات. فالتوصيل والساعات الإضافية وتاريخ الانتهاء هي مواضع الفروق.
ما لا يفعله النموذج
الإيجار تقدير من الأرقام التي تُدخلها، ولا يشمل ضريبة القيمة المضافة ولا شروط الأعطال والانتظار والأضرار في عقدك. ومهلتا الإشعار والإبلاغ أمثلة من شروط CPA النموذجية، لا قواعد في بلدك. ويستخدم السجل الساعات وآخر نشاط التي تنقلها إليه، ولا يقرأ بيانات التتبع. ولمطابقة الساعات اليومية وقواعد الفوترة استخدم كشف ساعات تشغيل المعدات ومطابقتها، ولتقرر الاستئجار أو الشراء استخدم حاسبة استئجار المعدات أو شرائها.