ما هو سجل حوادث المركبات؟
يوثّق سجل حوادث المركبات كل حادث أو ضرر أو سرقة أو تعطل أو إصابة تخص مركبات الأسطول، ويتابع كل حالة حتى تُغلق. ويجيب عن الأسئلة التي تُطرح لاحقاً: ماذا حدث، وكم كلّف بعد تعويض التأمين، وكم يوماً توقفت المركبة، وما الذي تغيّر حتى لا يتكرر.
يجمع قالب سجل حوادث المركبات بصيغة Excel هذه الإجابات في صف واحد لكل حادث، ويضيف ملخصاً سنوياً حسب النوع والشهر، ونموذج بلاغ حادث لكل مركبة، وإجراءً للتعامل مع التعطل على الطريق.
كيف تستخدم سجل حوادث المركبات؟
- أضف المركبات والسائقين في ورقة الإعدادات.
- افتح صفاً فور البلاغ قبل أن تُعرف التكاليف، وسجّل التاريخ والمركبة والسائق والموقع والنوع.
- أضف رقمي محضر الشرطة والمطالبة وحالة المطالبة عند توفرها.
- سجّل تكلفة الإصلاح والتكاليف الأخرى مثل السحب أو المركبة البديلة، وأي مبلغ مسترد من التأمين أو الطرف الآخر.
- أدخل تاريخ العودة للخدمة والسبب الجذري وإجراءً واحداً لمنع التكرار.
- راجع الملخص شهرياً، واحتفظ بنموذج بلاغ الحادث مطبوعاً في كل مركبة.
كيف يُحسب صافي تكلفة الحادث وأيام التوقف؟
في المثال بلغت تكلفة إصلاح أحد التصادمات 12,000 والتكاليف الأخرى 1,700، واستُرد 10,000 من التأمين، فبلغ صافي التكلفة 3,700. وتوقفت المركبة 7 أيام.
كيف تحدد السبب الجذري وتمنع تكرار الحادث؟
العمودان الأخيران هما الأهم. السبب الجذري هو ما أدى إلى الحادث، لا وصفه: «مسافة أمان قصيرة» بدل «تصادم خلفي». والإجراء خطوة محددة واحدة، مثل توجيه السائق بشأن مسافة الأمان، أو الاستعانة بمرشد عند الرجوع في الساحات، أو إضافة فحص إلى جدول الصيانة. وتكشف مراجعة العمودين شهرياً الأسباب المتكررة.
ماذا يتضمن نموذج بلاغ الحادث داخل المركبة؟
يتضمن النموذج ست خطوات في موقع الحادث، من تأمين المكان إلى إبلاغ الشرطة عند الحاجة، وأربعة عشر بنداً للتسجيل: الوقت والمكان والمركبات والسائق الآخر وتأمينه والشهود والإصابات والصور والتوقيعات. وينبّه السائق إلى ألا يعترف بالخطأ في موقع الحادث أبداً.
ماذا تفعل عند تعطل المركبة على الطريق؟
التعطل حادث أيضاً. يحدد الإجراء دور السائق (السلامة أولاً، ثم البلاغ، وحماية الحمولة، والتسليم لسائق السحب)، ودور غرفة التحكم (قرار الإصلاح أو السحب أو المركبة البديلة، وإبلاغ العميل، وحجز الورشة، وتسجيل التكلفة).
حدود سجل الحوادث في Excel
يعتمد السجل على الإبلاغ السريع والكامل. ولا يغني عن إجراءات الشرطة أو التأمين أو الإجراءات القانونية، ولا يبيّن ما جرى قبل الحادث مثل السرعة أو الكبح المفاجئ، فذلك يحتاج إلى بيانات المركبة.