حاسبة فاقد بطاقات الوقود

ما هو فاقد بطاقات الوقود؟

فاقد بطاقات الوقود هو وقود دفعت ثمنه ببطاقات وقود الأسطول ولا تجد له استهلاكاً مقابلاً في مركباتك. ولجزء منه عادةً أسباب طبيعية: خمول لا يشمله معدل الاستهلاك، ووقود باقٍ في الخزانات آخر الفترة، وفروق القياس في المضخة وعداد المسافات، وتقريب الكميات في الإيصالات، واستخدام البطاقة لمولد أو معدة أخرى. وقد يكون جزء منه سوء استخدام. تقيس هذه الحاسبة الفرق، ولا تحدد سببه.

يقارن التبويب الأول اللترات الواردة في كشوف البطاقات باللترات التي يُفترض أن الأسطول استهلكها، محسوبةً من المسافة ومعدل الاستهلاك أو من بيانات الوقود في نظام التتبع، ثم يحوّل الفرق إلى قيمة للفترة وللسنة. ويفحص التبويب الثاني كل تعبئة وفق قواعد تحددها، ويميّز التعبئات التي تستحق مراجعة ثانية.

لماذا يهم الوقود غير المبرَّر؟

• الوقود من أكبر تكاليف التشغيل. نسبة صغيرة من اللترات غير المبرَّرة على مستوى الأسطول كله تصبح مبلغاً كبيراً خلال السنة.
• كشف البطاقة يبيّن الإنفاق لا الاستهلاك. يخبرك بما اشتُري وأين، لا بما إذا كانت المركبة استهلكته فعلاً.
• الأنماط الصغيرة تختفي في الإجماليات. تعبئة أكبر من الخزان أو تعبئتان بينهما ساعة لا تظهران في الفاتورة الشهرية.
• القواعد الثابتة أعدل. فحص كل تعبئة بالقواعد نفسها أسهل في تبريره من التصرف بناءً على شك في حالة واحدة.

ما الذي تحتاجه لمطابقة مشتريات بطاقات الوقود؟

كيف تحسب الوقود غير المبرَّر؟

على مستوى الأسطول

يغطي التسامح الفروق العادية الناتجة عن القياس والتقريب. حدده قبل أن ترى النتيجة، وثبّته من شهر إلى آخر.

فحص التعبئات

تُجمع التعبئات حسب اسم المركبة وتُرتب بالتاريخ والوقت قبل فحص التتابع. إن كانت الورديات ليلية، أدخل ساعة نهاية أقل من ساعة البداية. ويفترض عمود الاستهلاك أن كل تعبئة تملأ الخزان.

مثال محسوب: مطابقة بطاقات الوقود

اشترى أسطول 12,500 لتر ببطاقات الوقود خلال شهر، وقطع 38,000 كم بمعدل استهلاك متوقع قدره 30 لتر/100 كم.

• وقود القيادة 38,000 × 30 ÷ 100 = 11,400 لتر، ومع 300 لتر للخمول يصبح الاستهلاك المتوقع 11,700 لتر.
• الفرق 12,500 − 11,700 = 800 لتر، أي 6.4% من اللترات المشتراة.
• التسامح بنسبة 3% يساوي 375 لتراً، فيبقى 425 لتراً غير مبرَّرة: 3.4% من اللترات المشتراة ومن الإنفاق على الوقود.
• بسعر 1.66 ريال للتر، تبلغ قيمتها 705.50 ريال للشهر، أي نحو 8,466 ريالاً سنوياً إن استمر النمط.
• يفحص تبويب التعبئات ثماني تعبئات بساعات عمل من 06:00 إلى 20:00، وحد أدنى 4 ساعات و150 كم بين التعبئتين، وهامش 5% فوق سعة الخزان. تُميَّز خمس تعبئات: تعبئة ثانية لفان 01 بعد 2.6 ساعة و80 كم من الأولى، وشاحنة 02 الساعة 23:10، و230 لتراً في خزان شاحنة 02 الذي يسع 200 لتر، وتعبئة لبيك أب 03 دون قراءة عداد، وفان 04 الساعة 05:20. ومجموعها 570 لتراً من أصل 746 لتراً مشتراة.

كيف تقرأ نتائج مطابقة بطاقات الوقود؟

• وجود وقود غير مبرَّر سبب لمراجعة أدق، ابدأ فيها بالمركبات والبطاقات التي تشتري أكثر مقارنةً بمسافتها.
• فرق ضمن التسامح يعني أن مشترياتك تطابق أرقام الاستهلاك بالدقة التي تسمح بها بياناتك.
• مشتريات أقل من الاستهلاك المتوقع تعني غالباً وقوداً من مصدر آخر، مثل خزان المستودع أو الشراء النقدي، أو معدل استهلاك أعلى من الواقع.
• كل ملاحظة على تعبئة سؤال تبحث عن جوابه في الإيصال وسجل الرحلة وعند السائق، وليس حكماً. سجّل التفسير في كل الأحوال.

أخطاء شائعة في مطابقة بطاقات الوقود

• فترات غير متطابقة. مقارنة كشف من 1 إلى 30 في الشهر بقراءات عداد أُخذت في تواريخ أخرى تصنع فرقاً غير حقيقي.
• اعتماد استهلاك الكتيّب. أرقام الشركة المصنعة أقل عادةً من الاستهلاك الفعلي، فيبدو الاستخدام العادي غير مبرَّر.
• إغفال الخمول ومستوى الخزانات. الوقود المستهلك والمركبة متوقفة، والوقود الباقي في الخزان، كلاهما مشتريات بلا مسافة مقابلة.
• اعتبار الملاحظة دليلاً. الورديات المتأخرة والتعبئة قبل رحلة طويلة وخطأ الإدخال وسعة خزان خاطئة كلها تُنتج ملاحظات.
• تغيير التسامح بعد رؤية النتيجة. اتفق عليه مع المالية أولاً، وثبّته لتتمكن من مقارنة الأشهر.

الافتراضات والحدود

النتائج تقديرات مبنية على القيم المُدخلة. يتغير الاستهلاك الفعلي بالحمولة والزحام والتضاريس والتكييف وأسلوب القيادة، لذا تعتمد دقة الفرق على مستوى الأسطول على دقة معدل الاستهلاك المستخدم. ويعتمد فحص التعبئات على سعة الخزان والساعات والحدود التي تدخلها، ولا يفحص أيام الإجازة أو المواقع أو أي بطاقة استُخدمت لأي مركبة. وتُقرأ الأوقات كما أُدخلت، فتأكد أن ملف البطاقات وساعات العمل بالمنطقة الزمنية نفسها. ولا يمثل شيء هنا استشارة قانونية أو استشارة موارد بشرية: اتبع سياسة شركتك وراجع السجلات قبل أي إجراء مع السائق.