ما هو سجل المسافات المقطوعة للمركبة؟
يوثّق سجل المسافات كل رحلة تقطعها المركبة: التاريخ والسائق والوجهة والغرض وقراءة العداد في البداية والنهاية. وتستخدمه الشركات لمعرفة المسافة التي تقطعها كل مركبة، والفصل بين استخدام العمل والاستخدام الشخصي، وصرف تعويضات المسافة، واكتشاف كيلومترات لا تفسير لها.
ويطبّق نموذج سجل المسافات بصيغة Excel ذلك على أسطول كامل: يتحقق من العداد بين الرحلات، ويجمع مسافات الشهر حسب المركبة والغرض، ويقارن الرحلات المخططة بالفعلية، ويوفر لفريق التوزيع سجلاً لتسليم المناوبة.
كيف تستخدم سجل المسافات المقطوعة؟
- أضف المركبات والسائقين في الإعدادات، وحدد سعر التعويض المعتمد في سياستك.
- سجّل كل رحلة بقراءتي العداد في البداية والنهاية والغرض والعميل أو المهمة.
- أدخل رحلات كل مركبة بترتيب التاريخ ليقارن فحص الفجوة كل رحلة بالتي قبلها.
- راجع الصفوف المعلَّمة بـ«راجع العداد» وابحث عن الرحلة الناقصة أو القراءة الخاطئة.
- استخدم الملخص الشهري لتعويضات المسافة أو احتساب رسوم الاستخدام الشخصي أو المراجعة الشهرية.
كيف يكشف السجل فجوات العداد؟
في المثال أنهت VAN-02 رحلة 2 أكتوبر عند 22,545 كم، ثم بدأت رحلة 3 أكتوبر عند 22,560 كم. وفجوة 15 كم تعني أن رحلة لم تُسجَّل أو أن إحدى القراءات خاطئة. ويكشف هذا الفحص الرحلات غير المسجلة وأخطاء الإدخال، فتبقى إجماليات المسافة دقيقة. لكنه لا يبيّن سبب الفجوة، ولا تثبت الفجوة وحدها استخداماً شخصياً.
كيف تفصل كيلومترات العمل عن الاستخدام الشخصي؟
لكل رحلة غرض: عمل أو شخصي أو تنقل للعمل. ويجمع الملخص كل غرض في الشهر ويبيّن نسبة العمل لكل مركبة. وتختلف قواعد الاستخدام الشخصي لمركبات الشركة وأسعار تعويض المسافة ومعاملتها الضريبية حسب البلد والجهة، فاعتمد السعر المحدد في سياستك.
مقارنة خطة الرحلة بالتنفيذ الفعلي
خُططت الرحلة T-102 بمسافة 160 كم ومدة 3.5 ساعة، لكنها قطعت 190 كم في 4.5 ساعة بسبب إغلاق طريق، أي 18.8% و28.6% فوق الخطة. وعندما تسجّل سبب كل فرق تصبح الورقة قائمة بأسباب يمكن معالجتها: التحويلات، والانتظار عند العملاء، ومواعيد التسليم الفائتة.
سجل تسليم المناوبة لفريق التوزيع
تبدأ مشكلات توزيع كثيرة عند تغيير المناوبة. يسجل سجل التسليم ما ينقله المنسّق المغادر: المركبات على الطريق والمتوقفة، والمهام المفتوحة والمتأخرة، والأمور التي تحتاج متابعة. ويؤكد المنسّق المستلِم اطلاعه، وتُميَّز الصفوف غير المؤكدة.
كيف تقيس الوفر في المسارات بمقارنة عادلة؟
يُفترض أن تخفض خطة المسارات الجديدة أو قواعد التوزيع أو نظام التتبع الكيلومترات والوقود والساعات. ولإثبات ذلك قارن المسارات نفسها قبل التغيير وبعده. والإجماليات وحدها مضللة، لأن عدد التوقفات قد يختلف بين الشهرين، لذلك تقسم الورقة كل إجمالي على عدد التوقفات أولاً.
في المثال انخفضت جولة متاجر الشرق من 15.0 إلى 13.5 كم لكل توقف، أي وفر 410 كم و56 لتراً و8.5 ساعة قيادة على 270 توقفاً في أكتوبر. أما زيارات الصيانة في الشمال فمعلَّمة بـ«راجع»، لأن عميلين نُقلا إلى مسار آخر فانخفضت التوقفات لكل رحلة 16.7%، ولم تعد الفترتان قابلتين للمقارنة. وتوفر المسارات الثلاثة القابلة للمقارنة 917 كم و164 لتراً و19.2 ساعة، قيمتها 1,423 ريالاً بأسعار المثال: 2.25 ريال للتر و55 ريالاً للساعة. استخدم سعر وقود واحداً للفترتين، وخذ البيانات من المصدر نفسه، واستبعد الأيام غير الاعتيادية؛ وتجد هذه القواعد أسفل الجدول في الورقة.
تقرير مستوى الخدمة للعملاء: التسليم في الموعد لكل عميل
لكل عقد عميل نسبة مستهدفة للتسليم في الموعد. تأخذ ورقة مستوى الخدمة للعملاء صفاً لكل عميل في كل شهر: عدد التسليمات، وما سُلّم منها في الموعد، وما لم يُسلَّم. ثم تحسب التسليمات المتأخرة ونسبة التسليم في الموعد والفرق عن الهدف، وتضع أسباب التأخير والإشعارات الدائنة بجانب النتيجة، فيبدأ الاجتماع الشهري مع العميل من الأرقام نفسها.
سجّلت شركة أغذية الخليج 260 تسليماً في أكتوبر، منها 236 في الموعد و4 لم تُسلَّم، أي 20 تسليماً متأخراً ونسبة 90.8% مقابل هدف 95%، فالنتيجة «غير محقق» بفارق 4.2 نقطة. والسبب الرئيسي تأخر التحميل في المستودع، وصدر إشعاران دائنان. وعلى مستوى العملاء الأربعة سُلّم 785 من 834 تسليماً في الموعد (94.1%)، وجاء عميلان دون الهدف. وتتبع الإشعارات الدائنة وخصومات الخدمة شروط كل عقد، فسجّل ما اتُّفق عليه لا نسبة عامة.
حدود سجل المسافات في Excel
يعتمد السجل على دقة السائقين في قراءة العداد وإدخاله في كل رحلة، ولا يعرف أين ذهبت المركبة بين قراءتين، ولا يسجل المسار أو الأوقات تلقائياً. ولحساب تكلفة رحلة واحدة بالتفصيل استخدم حاسبة تكلفة رحلة الشاحنة.