ما هو سجل المسافات المقطوعة للمركبة؟
يوثّق سجل المسافات كل رحلة تقطعها المركبة: التاريخ والسائق والوجهة والغرض وقراءة العداد في البداية والنهاية. وتستخدمه الشركات لمعرفة المسافة التي تقطعها كل مركبة، والفصل بين استخدام العمل والاستخدام الشخصي، وصرف تعويضات المسافة، واكتشاف كيلومترات لا تفسير لها.
ويطبّق نموذج سجل المسافات بصيغة Excel ذلك على أسطول كامل: يتحقق من العداد بين الرحلات، ويجمع مسافات الشهر حسب المركبة والغرض، ويقارن الرحلات المخططة بالفعلية، ويوفر لفريق التوزيع سجلاً لتسليم المناوبة.
كيف تستخدم سجل المسافات المقطوعة؟
- أضف المركبات والسائقين في الإعدادات، وحدد سعر التعويض المعتمد في سياستك.
- سجّل كل رحلة بقراءتي العداد في البداية والنهاية والغرض والعميل أو المهمة.
- أدخل رحلات كل مركبة بترتيب التاريخ ليقارن فحص الفجوة كل رحلة بالتي قبلها.
- راجع الصفوف المعلَّمة بـ«راجع العداد» وابحث عن الرحلة الناقصة أو القراءة الخاطئة.
- استخدم الملخص الشهري لتعويضات المسافة أو احتساب رسوم الاستخدام الشخصي أو المراجعة الشهرية.
كيف يكشف السجل فجوات العداد؟
في المثال أنهت VAN-02 رحلة 2 أكتوبر عند 22,545 كم، ثم بدأت رحلة 3 أكتوبر عند 22,560 كم. وفجوة 15 كم تعني أن رحلة لم تُسجَّل أو أن إحدى القراءات خاطئة. بهذا الفحص تكتشف الاستخدام الشخصي غير المسجل وأخطاء الإدخال، وتبقى إجماليات المسافة دقيقة.
كيف تفصل كيلومترات العمل عن الاستخدام الشخصي؟
لكل رحلة غرض: عمل أو شخصي أو تنقل للعمل. ويجمع الملخص كل غرض في الشهر ويبيّن نسبة العمل لكل مركبة. وتختلف قواعد الاستخدام الشخصي لمركبات الشركة وأسعار تعويض المسافة ومعاملتها الضريبية حسب البلد والجهة، فاعتمد السعر المحدد في سياستك.
مقارنة خطة الرحلة بالتنفيذ الفعلي
خُططت الرحلة T-102 بمسافة 160 كم ومدة 3.5 ساعة، لكنها قطعت 190 كم في 4.5 ساعة بسبب إغلاق طريق، أي 18.8% و28.6% فوق الخطة. وعندما تسجّل سبب كل فرق تصبح الورقة قائمة بأسباب يمكن معالجتها: التحويلات، والانتظار عند العملاء، ومواعيد التسليم الفائتة.
سجل تسليم المناوبة لفريق التوزيع
تبدأ مشكلات توزيع كثيرة عند تغيير المناوبة. يسجل سجل التسليم ما ينقله المنسّق المغادر: المركبات على الطريق والمتوقفة، والمهام المفتوحة والمتأخرة، والأمور التي تحتاج متابعة. ويؤكد المنسّق المستلِم اطلاعه، وتُميَّز الصفوف غير المؤكدة.
حدود سجل المسافات في Excel
يعتمد السجل على دقة السائقين في قراءة العداد وإدخاله في كل رحلة، ولا يعرف أين ذهبت المركبة بين قراءتين، ولا يسجل المسار أو الأوقات تلقائياً. ولحساب تكلفة رحلة واحدة بالتفصيل استخدم حاسبة تكلفة رحلة الشاحنة.