ما سجل أسطول تأجير السيارات؟
سجل أسطول تأجير السيارات يحفظ ما يحتاج مكتب التأجير إلى معرفته عن كل سيارة: حالة وثائقها، وما كسبه كل عقد وما كلّفه، وكم يوماً أُجّرت من أيامها المتاحة. كثير من الأساطيل الصغيرة والمتوسطة تحفظ ذلك في قوائم منفصلة، فتصل مخالفة بعد أشهر ولا يُعرف بسهولة من كانت معه السيارة، وتبقى سيارة واقفة في أحد الفروع دون أن ينتبه أحد.
هذا النموذج يربط القوائم: العقد يعرف فئة السيارة وسعرها وسعة خزانها، والاستغلال يعرف العقود والتوقف، والمخالفة تعرف العقد الذي كان سارياً في تلك الدقيقة.
كيف يحسب الملف الرسوم والاستغلال
كل نتيجة معادلة ظاهرة في الخلايا الرمادية، أما الأسعار والكيلومترات المسموحة وسعر الوقود وساعات السماح والمستهدفات فمدخلات في الإعدادات.
تُحسب الأجرة في الشهر الذي كانت فيه السيارة مؤجرة، يوماً بيوم، وتُحسب رسوم الكيلومترات والوقود والأضرار في شهر الإعادة. وللعقد الذي لم يُغلق تُحسب الأيام حتى تاريخ المتابعة.
مثال محسوب: أسطول من 12 سيارة في سبتمبر 2026
في أسطول المثال أربع فئات في فرعين، و63 عقداً من أواخر أغسطس إلى نهاية سبتمبر، وتاريخ المتابعة 30 سبتمبر الساعة 18:00. هذه أرقام من الملف:
- العقد RA-2602: سيارة اقتصادية لخمسة أيام بسعر 150 ريالاً لليوم. قطعت 1,550 كم والمسموح 5 × 250 = 1,250 كم، فالزائد 300 كم × 0.45 = 135.00 ريالاً. وعادت بـ6 أثمان الخزان: 2/8 × 42 لتراً = 10.5 لتر × (2.25 + 0.75) = 31.50 ريالاً. المجموع 750 + 135 + 31.50 = 916.50 ريالاً، والرصيد من تأمين 1,500 ريال هو 583.50.
- العقد RA-2607 أُعيد بعد الموعد المخطط بخمس ساعات، ومع ساعة سماح واحدة (مثال) يُحتسب 6 أيام بدل 5.
- استغلال الأسطول في سبتمبر: 237.0 يوم تأجير من 338.3 يوماً متاحاً = 70%. وأربع سيارات أقل من مستهدف 70%، منها CAR-10 التي تنتظر قطع الغيار منذ 21 سبتمبر، فخرج 9.75 يوم من أيامها المتاحة.
- مخالفة مرورية بـ375 ريالاً على CAR-05 الساعة 07:40 يوم 12 سبتمبر لا يقابلها عقد، فقد كانت السيارة في ورشة السمكرة، فيعلّمها الملف تكلفة على المنشأة. وتنتظر أربع مخالفات ورسوم أخرى التحصيل بمجموع 1,110 ريالاً مع الرسم الإداري.
- عمر CAR-09 ست سنوات والحد 5 سنوات (مثال)، وCAR-05 مؤجرة وفحصها الدوري انتهى في 20 سبتمبر، والسيارتان معلَّمتان في ورقة الأسطول.
قواعد تأجير السيارات في السعودية: ما يسجله الملف وما تتحقق منه أنت
لا يقرر الملف ما يلزمك نظاماً. كل قاعدة قيمة في الإعدادات مع المصدر الذي وجدناه، وخلية تكتب فيها تاريخ تحققك:
- العقد الإلكتروني. ألزمت الهيئة العامة للنقل منشآت التأجير بإصدار العقود عبر بوابة «تأجير» بالعقد الإلكتروني الموحد، على مراحل بدأت في 25 يوليو 2021 (واس عبر صحيفة المدينة، 7 يونيو 2021، وذكرت أرقام في نوفمبر 2021 أن المرحلة الثالثة عبر منصة نقل). وفي ورقة العقود عمود لرقم العقد الإلكتروني.
- الحد الأقصى لعمر السيارة. ذكرت صحيفة سبق في أغسطس 2018 أن لائحة التأجير المنشورة آنذاك حددته بخمس سنوات من سنة الصنع، وذكرت عكاظ في أغسطس 2025 مسودة من الهيئة تقترح 5 سنوات و8 لسيارات الطاقة النظيفة. ويستخدم الملف 5 مثالاً فقط.
- التأخر في الإعادة. ساعات السماح من عقدك. ذكر تقرير سبق في 2018 إضافة أجرة يوم كامل بعد أربع ساعات تأخير، والقيمة في الملف ساعة واحدة مثالاً لسياسة منشأة.
- المخالفات أثناء التأجير. طريقة تحصيل المخالفات ورسوم الطرق وأي رسم إداري من عقدك مع العميل.
تحقق من المتطلب الحالي لدى الهيئة العامة للنقل في كل بند، أو لدى الجهة المختصة في بلدك خارج السعودية.
طريقة استخدام سجل أسطول التأجير
- ابدأ بالإعدادات: العملة وتاريخ المتابعة وشهر التقرير وأسعار الفئات والكيلومترات المسموحة وسعر الوقود وجدول القواعد.
- سجّل كل سيارة بفئتها وفرعها وسنة صنعها وسعة خزانها وتواريخ وثائقها.
- افتح العقد عند التسليم بالوقت والعداد والوقود والموعد المخطط، وأغلقه عند الإعادة بالقراءات نفسها وأي ضرر.
- سجّل كل فترة توقف، ومنها أيام التنظيف والتجهيز، ليعكس الاستغلال الأيام التي كان يمكن فيها تأجير السيارة فعلاً.
- اكتب المخالفة بوقتها الدقيق، فيجد الملف العقد، ثم حصّلها وحدّث حالتها.
- راجع الاستغلال كل شهر. السيارة التي تبقى أقل من المستهدف عدة أشهر مرشحة للنقل إلى فرع آخر أو للبيع، وتساعدك حاسبة استبدال مركبات الأسطول في هذا القرار.
متى تحل بيانات التتبع محل القراءة اليدوية؟
قراءات العداد والوقت عند التسليم والإعادة أكثر ما يُختلف عليه مع العميل. ومع جهاز تتبع في كل سيارة تأتي من سجل حركة المركبة بدل الكتابة باليد. وفي سيفي تبيّن إنذارات الدخول إلى المناطق الجغرافية والخروج منها متى تغادر السيارة فرعاً أو منطقة مسموحاً بها أو تصل إليها، ويعرض تقرير المركبات خارج منطقة العمل السيارات التي سارت خارج المناطق المعتمدة خارج ساعات العمل، وأوامر شل الحركة صلاحية مستقلة تمنحها لمسؤولين مسمَّين فقط.
أخطاء شائعة في سجلات أساطيل التأجير
- الوقود «ممتلئ» أو «غير ممتلئ». أثمان الخزان تتحول إلى لترات ورسم تستطيع شرحه للعميل.
- الاستغلال مقابل أيام التقويم. السيارة التي في الورشة لم تكن متاحة، فاخصم التوقف أولاً.
- مطابقة المخالفات بالتاريخ وحده. قد تنتقل السيارة بين عميلين في اليوم نفسه، فطابق بالوقت.
- متابعة الوثائق لكل فرع على حدة. سجل واحد للأسطول كله يعرض كل انتهاء في مكان واحد.
- بقاء السيارات القديمة في التأجير. قارن عمر كل سيارة بالحد الحالي، لا بسنة دخولها الأسطول.
ما الذي لا يغطيه الملف؟
هذا نموذج إكسل عام، وليس برنامج إدارة تأجير ولا نظاماً محاسبياً. لا يصدر العقود ولا يستلم المدفوعات ولا يغني عن منصة العقد الإلكتروني لدى الجهة المختصة. والإيراد هنا أجرة الأيام مع رسوم الإعادة، وليس إيراداً محاسبياً. والأرقام أمثلة لأسطول من 12 سيارة بالريال، فاستبدلها بأرقامك، وتحقق في كل بند نظامي من المتطلب الحالي لدى الجهة المختصة.