ما كشف جولة التوصيل؟
كشف جولة التوصيل، أو كشف المندوب، قائمة النقاط التي يمر بها السائق في الجولة بترتيب الزيارة، مع ما يسلّمه وما يحصّله في كل نقطة. يكتب السائق ما حدث في كل نقطة، ويعود الكشف إلى المكتب سجلاً للجولة.
هذا النموذج يجمع الكشف المطبوع والسجلات في ملف إكسل واحد، فالنقاط التي تخطط لها هي النقاط التي يراها السائق، والنتائج تدخل مطابقة النقد وتقرير التوصيل المتعثر دون إعادة كتابة.
ما مطابقة الدفع عند الاستلام ولماذا تُجرى كل يوم؟
مطابقة الدفع عند الاستلام تتحقق من أن المال المستحق على الطلبات المسلَّمة وصل إلى المنشأة. ولكل جولة تقارن ثلاثة مبالغ: ما تقول النقاط المسلَّمة إنه يجب تحصيله، وما يسلّمه السائق لأمين الصندوق نقداً وإيصالات بطاقة، وما يُودَع في البنك. الفرق الذي يُكتشف في اليوم نفسه يمكن تتبعه إلى نقطة وسائق، أما الفرق الذي يُكتشف آخر الشهر فغالباً لا يمكن.
كيف يحسب النموذج التحصيل والإنتاجية
كل نتيجة معادلة ظاهرة في الخلايا الرمادية. أما سماحية الموعد وهامش المطابقة ومهلة التسليم للصندوق فمدخلات في الإعدادات، والقيم في الملف أمثلة وليست قواعد.
مثال محسوب: أربع جولات في يومين
في الملف أربع جولات مثال يومي 6 و7 أكتوبر 2026، بثلاثة سائقين و38 نقطة توصيل، ووقت المتابعة 8 أكتوبر الساعة 09:00. هذه أرقام من الملف:
- سُلّمت 33 نقطة من 38، إحداها جزئياً، فنسبة النجاح 87%، ووصل السائق داخل النافذة في 37 نقطة من 38، فنسبة الوصول في الموعد 97%.
- مستحق الجولات الأربع 7,050 ريالاً، نقداً وبطاقة.
- في الجولة R-1006-02 يبيّن كشف السائق تحصيل 1,530 ريالاً نقداً، لكن المسلَّم للصندوق 1,380 ريالاً نقداً و330 ريالاً إيصالات بطاقة مقابل مستحق 1,860 ريالاً، فالجولة فيها عجز 150 ريالاً.
- انتهت الجولة R-1007-02 الساعة 15:30 يوم 7 أكتوبر ولم يُسلَّم شيء بعد 17.5 ساعة، وهذا بعد مهلة 12 ساعة (مثال)، فحالتها تأخر التسليم للصندوق. أما الجولة R-1007-01 فمطابقة لكن نقدها لم يُودع بعد.
- من النقاط الخمس المتعثرة كان السبب في اثنتين «العميل غير موجود»، وهو أكبر الأسباب، وتقترح ورقة التوصيل المتعثر مراسلة العميل قبل الوصول.
طريقة استخدام نموذج كشف جولة التوصيل
- جهّز القوائم في الإعدادات: السائقون والمركبات والمناطق وأسباب التعذّر، ثم العملة والحدود الثلاثة.
- أنشئ الجولة في ورقة الجولات والتحصيل: رقم الجولة والتاريخ والسائق والمركبة ووقت البدء والعداد.
- اكتب النقاط بترتيب الزيارة في ورقة نقاط التوصيل، مع النافذة الزمنية وطريقة الدفع والمبلغ.
- اطبع كشف الجولة للسائق من ورقة كشف الجولة للطباعة.
- بعد الجولة انقل نتائج السائق إلى نقاط التوصيل، ثم اكتب وقت الانتهاء والعداد والنقد وإيصالات البطاقة المسلَّمة ووقت التسليم.
- سجّل الإيداع وتأكد أن كل جولة «مطابق»، وتابع العجز والزيادة والتأخر في اليوم نفسه.
- راجع أسبوعياً نسبة النجاح من المحاولة الأولى والوصول في الموعد وأكبر أسباب التعذّر والعجز لكل سائق. وتبيّن حاسبة تكلفة التوصيل لكل طلب كم تكلّف كل محاولة فاشلة.
أوقات الوصول من التتبع بدل قلم السائق
أوقات الوصول المكتوبة باليد كثيراً ما تُقرَّب أو تُكتب لاحقاً. وعندما تُرسم مواقع العملاء مناطق جغرافية، يعرض تقرير تفاصيل حركة المركبة عبر المناطق الجغرافية في سيفي كل دخول وخروج بوقته، ويقسم تقرير حركة المركبات بين المناطق الجغرافية كل رحلة من المستودع إلى رحلات فرعية لكل منطقة عميل تمر بها، بوقت الدخول والمسافة. ويمكن أن تقترح وحدة إدارة الرحلة نقاط التسليم والمسار لكل مركبة، وتسجّل هل زارت المركبة كل نقطة تفتيش وكم بقيت فيها.
أخطاء شائعة في كشوف التوصيل والتحصيل
- استلام النقد في اليوم التالي. حدد مهلة للتسليم للصندوق، وعلّم كل جولة تجاوزتها.
- احتساب النقاط المتعثرة في المستحق. النقاط المسلَّمة وحدها تُنشئ مبلغاً مستحقاً، والتسليم الجزئي يحتاج إلى كتابة المبلغ المتفق عليه.
- ترك السبب فارغاً. النقطة المتعثرة بلا سبب لا يمكن علاجها، فاجعل السبب مطلوباً في كل تعذّر.
- إغفال الدفع بالبطاقة. الدفع بالبطاقة عند الاستلام جزء مما يجب أن تُطابقه الجولة، فسجّل الإيصالات مع النقد.
- مقارنة سائقين في مناطق مختلفة جداً. النقاط في الساعة في حي مزدحم لا تُقارن بطريق صحراوي.
ما الذي لا يغطيه النموذج؟
هذا نموذج إكسل عام، وليس تطبيق توصيل ولا نظاماً محاسبياً. لا يستلم المدفوعات ولا يراسل العملاء ولا يحسّن المسارات. ومن يتحمل العجز، السائق أم المنشأة، تحدده سياستك وعقد العمل. والأرقام أمثلة لأربع جولات بالريال، فاستبدلها بأرقامك.