سجل أصول الأسطول والمركبات

ما هو سجل أصول الأسطول؟

سجل أصول الأسطول هو القائمة الرئيسية لكل مركبة ومعدة تشغّلها: ما هي، وأين هي، ومن يستخدمها، ومن يملكها، ومتى تنتهي وثائقها. وإليه يرجع الجميع قبل تخطيط الصيانة أو تجديد التأمين أو تكليف سائق أو استبدال مركبة، لذا يجب أن يبقى كاملاً ومحدّثاً.

يحفظ قالب سجل أصول الأسطول بصيغة Excel هذه القائمة في ورقة واحدة، ويحسب أقرب تجديد لوثائق كل مركبة، ويلخص الأسطول حسب النوع والموقع والملكية، ويضم سجلاً لعهد بطاقات الوقود والأدوات والأجهزة.

ما البيانات التي تُسجَّل لكل مركبة؟

اختر صيغة واحدة لرقم المركبة مثل TRK-07 واستخدمها في كل ملفاتك الأخرى، فبها يرتبط سجل الوقود وجدول الصيانة والميزانية بهذا السجل.

كيف تستخدم سجل أصول الأسطول؟

1. جهّز القوائم لأنواع المركبات والمواقع والسائقين في ورقة الإعدادات.
2. أضف صفاً لكل مركبة بهويتها واستخدامها وملكيتها وتواريخ وثائقها.
3. صفِّ عمود الوثائق كل أسبوع لعرض «منتهية» و«تنتهي قريباً»، وابدأ التجديد.
4. حدّث العداد شهرياً أو عند تسجيل كل صيانة.
5. اجعل حالة المركبة «مستبعدة» عند خروجها من الأسطول، واحتفظ بصفها للتوثيق.

كيف يتابع السجل تجديد الاستمارة والتأمين؟

في المثال ينتهي تأمين TRK-07 بعد 22 يوماً فحالته «تنتهي قريباً»، وانتهت استمارة TRK-11 قبل 9 أيام. ولا تدخل المركبات المستبعدة في التجديدات.

ملخص الأسطول حسب النوع والموقع والملكية

يعدّ الملخص مركبات الأسطول موزعةً بين العاملة والمتوقفة، ويعرض متوسط العمر والوثائق المنتهية أو التي تنتهي قريباً. وتبيّن الجداول حسب النوع والموقع والملكية أين يوجد الأسطول وكيف يُملك، فتفيد في تخطيط الاستبدال ومقارنة الفروع.

سجل عهد بطاقات الوقود والأدوات والمعدات

تضيع بطاقات الوقود والأدوات والأجهزة اللوحية والمفاتيح ومعدات السلامة عندما لا يسجل أحد من استلمها. يسجل سجل العهد كل بند ومن استلمه وموعد إرجاعه، ويحسب أيام العهدة، ويعلّم بـ«متأخرة» كل بند تجاوز موعد إرجاعه.

حدود سجل الأصول في Excel

السجل دقيق بقدر آخر تحديث. فقراءات العداد والسائقون والحالة تتغير يومياً، ولا يعرف الجدول بذلك ما لم يُدخله أحد. ولا يرسل القالب تذكيرات بالتجديد ولا يقرأ بيانات المركبات.