ما هو مخزون قطع الغيار؟
مخزون قطع الغيار قائمة بكل قطعة تحتفظ بها الورشة على الرف: كم قطعة متوفرة، وكم قيمتها، وأين تُحفظ، ومتى تطلب المزيد. وحين يُسجَّل فيه كل استلام وكل صرف يبيّن ما استهلكته كل مركبة، والقطع التي تحبس المال دون أن تتحرك.
يضم هذا القالب بصيغة Excel بيانات القطع، وسجل حركات الاستلام والصرف على أوامر العمل والمرتجعات وتسويات الجرد، والرصيد الحالي المحسوب بمعادلة SUMIFS، وتنبيهات إعادة الطلب وبطء الحركة، وملخص المخزون حسب الفئة، وتكلفة القطع لكل مركبة.
ماذا تتضمن بيانات قطع الغيار؟
| الحقل | لماذا يهم |
|---|---|
| رقم القطعة ووصفها | رمز واحد لكل قطعة، فيجتمع الاستلام والصرف في رصيد واحد |
| الفئة والمركبات المتوافقة | يساعد على اختيار القطعة الصحيحة للمركبة ويجمع قيمة المخزون حسب النظام |
| الوحدة وتكلفتها | تحدد طريقة عدّ القطعة وتقييم المخزون |
| الموقع أو الرف | يتيح لأي شخص إيجاد القطعة وجرد الرف |
| الحد الأدنى وكمية إعادة الطلب | تحددان متى تطلب وكم تطلب |
| المورد ومدة التوريد | ممن تطلب وكم يوماً تستغرق القطعة حتى تصل |
| الرصيد الافتتاحي | نقطة البداية من آخر جرد فعلي |
طريقة استخدام قالب مخزون قطع الغيار
- اضبط الإعدادات مرة واحدة. اختر العملة من القائمة، وأدخل تاريخ جرد الرصيد الافتتاحي وحد بطء الحركة وفترة الاستهلاك، ثم مركباتك والفئات والوحدات والموردين.
- أنشئ بيانات القطع. لكل قطعة صف واحد برقمها ووصفها والمركبات المتوافقة وتكلفة الوحدة والرف والحد الأدنى وكمية إعادة الطلب والمورد ومدة التوريد والرصيد الافتتاحي.
- سجّل كل استلام. أضف صف استلام بالكمية وتكلفة الوحدة في الفاتورة ورقم إذن الاستلام.
- سجّل كل صرف على أمر عمل. أضف صف صرف بالقطعة والكمية ورقم أمر العمل والمركبة، واترك تكلفة الوحدة فارغة لتُستخدم تكلفة بيانات القطع.
- تصرّف حسب الحالة. صفِّ عمود الحالة في بيانات القطع: اطلب القطع التي حالتها «أعد الطلب» أو «نافد» بالكمية المقترحة، وراجع القطع بطيئة الحركة مع الورشة.
- راجع التكلفة لكل مركبة. حدّد الفترة في ورقة تكلفة القطع لكل مركبة، واعرض المركبات الأعلى تكلفة في مراجعة الصيانة الشهرية.
كيف يُحسب الرصيد الحالي بمعادلة SUMIFS؟
في Excel تُحسب الكمية المصروفة للقطعة في الصف 5 من بيانات القطع بهذه المعادلة:
ويستخدم القالب النمط نفسه للاستلام والمرتجعات والتسويات. وتجد حد بطء الحركة (180 يوماً) وفترة الاستهلاك (90 يوماً) في ورقة الإعدادات، والقطعة التي لم تُصرف قط تُحسب أيامها من تاريخ بداية المخزون. ويُقيَّم المخزون بتكلفة الوحدة في بيانات القطع، فحدّثها عند تغيّر أسعار الموردين.
مثال محسوب: فحمات الفرامل عند حد إعادة الطلب
بدأ المخزن السنة بستة أطقم فحمات فرامل أمامية (P-1002، سعر الطقم 180 ريالاً، الحد الأدنى 4، كمية إعادة الطلب 6، مدة التوريد 7 أيام). وفي 5 أكتوبر 2026 صرفت الورشة طقمين على أمر العمل WO-2026-0142 للشاحنة TRK-07.
| البند | الحساب | النتيجة |
|---|---|---|
| الرصيد الحالي | 6 + 0 − 2 + 0 | 4 أطقم |
| قيمة المخزون | 4 × 180 | 720 ريالاً |
| أيام التغطية | 4 ÷ (2 ÷ 90) | 180 يوماً |
| الحالة | 4 ≤ الحد الأدنى 4 | أعد الطلب |
| الكمية المقترحة | الأكبر بين 6 و(4 − 4) | 6 أطقم |
أيام التغطية أطول من مدة التوريد البالغة 7 أيام، فالذي أطلق التنبيه هو قاعدة الحد الأدنى. وحتى 12 أكتوبر 2026 كان آخر صرف لفلاتر الهواء (P-1004) في 10 مارس 2026، أي قبل 216 يوماً، فتظهر 5 فلاتر قيمتها 475 ريالاً بطيئة الحركة. ومن يناير إلى ديسمبر 2026 تبيّن ورقة تكلفة القطع لكل مركبة أن TRK-07 كلّفت 455 ريالاً (فحمات بـ 360 وفلتر هواء بـ 95)، وVAN-02 كلّفت 248 ريالاً، وTRK-11 كلّفت 76 ريالاً، والإجمالي 779 ريالاً.
أخطاء شائعة في مخزون قطع الغيار
- صرف دون أمر عمل أو مركبةتبقى تكلفة القطع لكل مركبة ناقصة، ولا يستطيع أحد مراجعة المهمة.
- سحب قطع دون تسجيليعرض الجدول رصيداً غير موجود على الرف.
- رقمان للقطعة نفسهايتوزع الرصيد على صفين، ويبدو أحدهما فارغاً دائماً.
- حد أدنى يُضبط مرة ويُنسىيتغير الاستهلاك مع الأسطول، فراجع الحد الأدنى مقابل أيام التغطية كل ربع سنة.
- غياب الجرد الفعلياجرد مرة في السنة على الأقل، وسجّل كل فرق تسويةً مع ملاحظة.
- عدم تسجيل المرتجعاتتعود القطع غير المستخدمة إلى الرف لكنها تبقى محسوبة على المركبة.
كيف يرتبط مخزون القطع بأوامر العمل؟
كل قطعة تُركَّب على مركبة يجب أن تخرج من المخزن على أمر عمل. اكتب رقم أمر العمل في كل صف صرف، واستخدم القطع والأسعار نفسها في المهمة ضمن نموذج أمر عمل الصيانة، فيتطابق الرصيد وتكلفة المهمة والتكلفة لكل مركبة. ولتخطيط الطلب على الفلاتر والزيوت وقطع الخدمة الأخرى، راجع ما يستحق في جدول الصيانة الوقائية واحتفظ برصيد يغطي خدمات الشهر القادم.
حدود مخزون القطع في جداول البيانات
الرصيد دقيق بقدر الحركات المكتوبة فيه. فالجدول لا يقرأ الباركود، ولا يحجز القطع للمهام المفتوحة، ولا يصدر أوامر الشراء، ويقيّم المخزون بتكلفة واحدة لكل قطعة لا حسب الدفعة، وتحرير عدة أشخاص للملف في الوقت نفسه قد يمحو تعديلات بعضهم. وحين يكبر عدد القطع أو المخازن يصبح الحفاظ على دقة الأرقام أسهل بنظام للمخزون أو الصيانة.