ما هو نموذج استلام وتسليم المركبة؟
يسجّل نموذج استلام وتسليم المركبة حالة مركبة الشركة لحظة انتقالها من مكتب الأسطول إلى السائق، ثم لحظة عودتها. يوقّع الطرفان على ما شاهداه، فإذا ظهر عند الإرجاع خدش أو رافعة مفقودة أو خزان فارغ عُرفت الفترة والشخص المسؤول بدل الجدال حوله.
ويُعرف في الخليج أيضاً باسم نموذج عهدة سيارة، لأن السائق يستلم المركبة عهدةً رسمية. ويضم هذا القالب النموذج المطبوع الذي يوقّعه السائق بجوار المركبة، وسجل تسليم بصيغة Excel يحتفظ به مكتب الأسطول لكل مركبة خارجة.
كيف تسلّم مركبة الشركة خطوة بخطوة؟
- املأ أعمدة التسليم بجوار المركبة مع السائق: العداد والوقود وقائمة الفحص ورموز الأضرار والإطارات والوثائق والملحقات والمفاتيح والبطاقات.
- التقط الصور للجوانب الأربعة والسقف والمقصورة والعداد ومؤشر الوقود، واكتب عددها.
- وقّع وسجّل. يوقّع السائق إقرار العهدة، ويوقّع الطرفان في القسم 13، ثم أضف صفاً في سجل التسليم.
- املأ أعمدة الإرجاع في النموذج نفسه عند عودة المركبة، وأشّر على كل ضرر جديد في جدول الأضرار.
- أغلق الصف في السجل بتاريخ الإرجاع والعداد والوقود والحالة وأي رسوم.
كيف تسجّل أضرار المركبة عند التسليم؟
يقسّم النموذج المركبة إلى ست مناطق: الأمام، والخلف، والجانب الأيسر، والجانب الأيمن، والسقف والزجاج الأمامي، والمقصورة. اكتب لكل أثر رمزاً وموضعاً مختصراً في عمود اللحظة المعنية:
| الرمز | المعنى | مثال |
|---|---|---|
| S | خدش | S – زاوية الصدام الخلفي اليمنى |
| D | صدمة (طعجة) | D – أسفل الباب الخلفي الأيسر |
| B | كسر أو شرخ | B – زجاج المرآة اليمنى |
واكتب «لا يوجد» للمنطقة السليمة، فالخانة الفارغة قد تعني «سليمة» أو «لم تُفحص»، وعلى هذا الفرق يدور أي خلاف لاحق. وعند الإرجاع يُؤشَّر على كل رمز لم يكن موجوداً عند التسليم بأنه جديد.
كيف يحسب سجل التسليم الحالة وأيام العهدة؟
تاريخ الاحتساب هو تاريخ اليوم ما لم تكتب تاريخاً ثابتاً في ورقة القوائم. ويُقارَن مستوى الوقود بترتيبه في القائمة (فارغ، 1/4، 1/2، 3/4، ممتلئ)، فالمركبة التي سُلّمت عند 3/4 وعادت عند 1/2 يظهر لها تنبيه. وتعرض ورقة الملخص عدد المركبات مع السائقين والإرجاعات المتأخرة والإرجاعات بأضرار جديدة أو مفقودات، وإجمالي الرسوم بانتظار الاعتماد.
إرجاع المركبة المستأجرة أو المؤجرة تمويلياً
إعادة المركبة إلى شركة التأجير أو التأجير التمويلي تأتي برسوم لا يغطيها سجل التسليم: الكيلومترات الزائدة، والأضرار التي تتجاوز ما يقبله العقد، والتأخر في الإرجاع. وتأخذ ورقة إرجاع المستأجرة شروط عقدك، وهي الكيلومترات المسموح بها وسعر الكيلومتر الزائد وحد الأضرار المقبول لدى المؤجر، وتحسب الباقي.
وبجانب الجدول قائمة بالصور الاثنتي عشرة التي تلتقطها عند الإرجاع، من كل جانب وزاوية إلى لوحة العدادات مع العداد ومستوى الوقود. التقطها بحضور المؤجر إن أمكن، واحفظها مع محضر الإرجاع الموقّع. والأسعار وحد الأضرار في الأمثلة افتراضية، فاعتمد ما في عقدك.
مثال محلول: تسليم لمدة أسبوعين
استلم عمر الفان س ص ع 5678 في 14 سبتمبر 2026 لأسبوعين من العمل الميداني. سجّل النموذج 91,450 كم، والوقود عند 3/4، ولا لمبات تحذير، و«لا يوجد» في كل مناطق الأضرار. وأعادها في 27 سبتمبر عند 92,830 كم، والوقود عند 1/2، مع خدش جديد في الصدام الخلفي.
- أيام العهدة: 27 سبتمبر − 14 سبتمبر = 13 يوماً، قبل الإرجاع المتوقع بيوم، فالحالة «أُعيدت».
- الكيلومترات: 92,830 − 91,450 = 1,380 كم.
- جدول الأضرار، الخلف: عند التسليم «لا يوجد»، وعند الإرجاع «S – زاوية الصدام الخلفي اليمنى» مع التأشير بأنه جديد.
- يُظهر السجل تنبيه الوقود عند الإرجاع أقل. ويُسجَّل عرض سعر الإصلاح البالغ 550 ريالاً رسوماً بحالة «بانتظار الاعتماد» حتى يقرر المشرف.
أخطاء شائعة في تسليم المركبات واستلامها
- التوقيع قبل الفحص. التوقيع لا قيمة له إلا بقدر ما فُحص قبله.
- ترك خانات الأضرار فارغة. اكتب «لا يوجد» حتى لا يُفهم الفراغ على أنه خلوّ من الأضرار.
- غياب الصور أو صور بلا وقت. صوّر العداد ومؤشر الوقود أيضاً، واحفظ الملفات برقم النموذج.
- تجاوز فحص الإرجاع لأن السائق التالي ينتظر، فتنتقل أضرار السائق الأول إلى الثاني.
- نسيان البطاقات والشرائح. بطاقة الوقود التي لم تُستعد تبقى صالحة للاستخدام.
- تحميل السائق رسوماً بلا أساس. سجّل عرض السعر أو الفاتورة ومن اعتمدها، والتزم بالسياسة والعقود.
ما الذي لا يخبرك به النموذج؟
يصف النموذج المركبة في لحظتين فقط، فلا يبيّن أين ذهبت بينهما، ولا من قادها فعلاً، ولا متى وقع الضرر. وتبقى المخالفات المرورية بحاجة إلى مطابقة مع فترة العهدة. ونص الإقرار نقطة بداية، فمسؤولية السائق والخصم من الراتب يحكمهما العقد وسياسة المنشأة ونظام العمل المحلي، فراجعه قبل الاستخدام. النموذج أداة عمل، وليس استشارة نظامية.