ما هو نموذج طلب استخدام مركبة الشركة وتصريح الخروج؟
نموذج من صفحتين يوثّق كل استخدام لمركبة الشركة خارج العمل المعتاد. الصفحة الأولى طلب يكتب فيه الموظف لماذا يحتاج المركبة ومتى وإلى أين، ويوقّع إقراراً بالتزامه، ثم يوافق عليه المدير المباشر ومدير الأسطول. والصفحة الثانية تصريح خروج يرافق المركبة، يسجّل فيه حارس البوابة وقت الخروج والعودة وقراءة العداد والوقود.
والنموذج أداة لتطبيق سياستك. فإذا كانت سياسة استخدام سيارات الشركة تسمح بالاستخدام الشخصي بموافقة مكتوبة، فهذا النموذج هو تلك الموافقة. وإذا كانت تمنعه، فاحذف هذا النوع من القائمة.
متى يحتاج الموظف إلى طلب استخدام مركبة؟
يحدد كل نوع من الأنواع الستة في النموذج حالة شائعة. واختر منها ما تشمله سياستك:
- عمل خارج أوقات الدوام: إصلاح طارئ أو تسليم مسائي أو زيارة عميل بعد نهاية الوردية.
- عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية: أي استخدام في يوم لا يعمل فيه الأسطول عادة.
- مبيت المركبة عند الموظف: للمناوبة أو للخروج المبكر في اليوم التالي.
- استخدام شخصي: إذا سمحت به السياسة، مع رسم لكل كيلومتر إن كانت السياسة تفرضه.
- سفر خارج المدينة أو خارج الدولة: ويحتاج السفر خارج الدولة إلى التحقق من التأمين والتصاريح قبل الموافقة.
كيف تستخدم نموذج طلب استخدام المركبة خطوة بخطوة؟
- يعبّئ الموظف الطلب قبل الموعد بمدة تحددها شركتك، ويوقّع الإقرار.
- يوافق المدير المباشر ومدير الأسطول أو يرفضان، ويكتبان أي شرط، مثل منع الركاب أو تحديد المسافة.
- يصدر فريق الأسطول تصريح الخروج برقم وفترة صلاحية، ويسجّل الطلب في سجل إكسل.
- يتحقق حارس البوابة من التصريح ويسجّل وقت الخروج والعداد والوقود والأضرار الظاهرة.
- يسجّل الحارس العودة بالوقت والعداد والوقود، ويقارن حال المركبة بحالها عند الخروج.
- يغلق فريق الأسطول الطلب: المسافة والتأخر والمخالفات والرسم. وتُسجَّل أي مخالفة في سجل المخالفات المرورية.
ما الذي يتحقق منه حارس البوابة قبل خروج المركبة؟
أربعة بنود فقط، مطبوعة في التصريح: أن الوقت الحالي داخل فترة صلاحية التصريح، وأن اللوحة في التصريح هي لوحة المركبة، وأن السائق هو المذكور ويحمل رخصة سارية، وأن الموافقات موقّعة. وإذا لم يتحقق أي بند فلا تخرج المركبة، ولا تكفي الموافقة الشفهية، ويتصل الحارس بمسؤول الأسطول المكتوب رقمه في التصريح.
كيف يحسب سجل الإكسل المسافة والتأخر والتنبيهات؟
ويُبرز السجل أيضاً الرخصة المنتهية قبل يوم الخروج، والخروج قبل وقت القرار، وعداد الدخول الأقل من عداد الخروج. والمهلة 30 دقيقة، والهامش 20%، والفرق المقبول 5 كم، والرسم 0.50 ريال لكل كم، كلها قيم مثال في ورقة الإعدادات. وإذا كانت سياستك لا تفرض رسماً فاكتب 0.
مثال محلول: استخدام في عطلة نهاية الأسبوع
الطلب VR-2026-042: موظفة المبيعات ريم سالم تحتاج مركبة لتجهيز جناح معرض لعميل. الخروج المخطط الجمعة 07:00، والعودة المخططة السبت 20:00، والمسافة المتوقعة 300 كم.
- خرجت المركبة 07:05 بعداد 31,870، وعادت السبت 21:15 بعداد 32,282. المسافة الفعلية: 32,282 − 31,870 = 412 كم، وساعات الاستخدام 38.2.
- التأخر: 21:15 − 20:00 = 75 دقيقة، أكثر من المهلة (30)، فظهر تنبيه «عادت متأخرة».
- الحد الأعلى للمسافة: 300 × 1.20 = 360 كم، والفعلية 412، فظهر تنبيه «المسافة أعلى من المتوقع».
- مسافة التتبع في الفترة 409 كم، والفرق 3 كم ضمن المقبول، فالعداد سليم. ويراجع المدير المباشر سبب الزيادة والتأخر.
- وفي الطلب VR-2026-043 للاستخدام الشخصي قطعت المركبة 62 كم، فالرسم 62 × 0.50 = 31.00 ريال بالقيمة المثال.
أخطاء شائعة في إدارة استخدام المركبات بعد الدوام
- الموافقة الشفهية. «قال المدير لا بأس» لا تثبت شيئاً عند حادث أو مخالفة.
- تصريح بلا فترة صلاحية. التصريح المفتوح يُستخدم مرة ثانية دون طلب.
- عدم تسجيل العداد عند البوابة. دون قراءتي الخروج والدخول لا تُعرف المسافة ولا يُحسب الرسم.
- إغفال انتهاء الرخصة. افحص تاريخ انتهائها في كل طلب، لا عند التعيين فقط.
- افتراض أن التأمين يغطي كل استخدام. تحقق من تغطية الاستخدام الشخصي والسفر خارج الدولة.
- إغلاق الطلب دون مراجعة التنبيهات. التأخر المتكرر والمسافة الزائدة يكشفان استخداماً خارج الغرض.
ما الذي لا يغطيه النموذج؟
النموذج يطبّق سياسة استخدام المركبات في شركتك ولا يحل محلها. ولا يحدد من يتحمل المخالفات المرورية أو التكاليف أو الضرر، فهذه تتبع السياسة وعقد العمل والنظام المحلي، فتحقق من المتطلب الحالي لدى الجهة المختصة. والرسم لكل كيلومتر قرار داخلي تحدده شركتك، وليس رسماً نظامياً. ولتسليم مركبة لموظف مدة طويلة استخدم نموذج استلام وتسليم مركبة. النموذج أداة عمل، وليس استشارة قانونية.